Telefonie und Team-Chat in einer App


Unser Team-Messenger vio.chat ist schon länger verfügbar, nun kann man über ihn auch telefonieren. Wir haben vio.chat durch ein Softphone ergänzt!

Dies ist der erste Schritt in die Entwicklung eines vollintegrierten Endnutzer-Oberfläche für unsere Kunden. Bevor wir aber weiter in die Zukunft blicken, wollen wir präsentieren, was heute schon möglich ist.

Telefonie über vio.chat, wie geht das?

„Na, ganz einfach!“….das war unsere Antwort auf die Frage, als wir die Entwicklung für das Softphone begonnen haben. Es war und ist uns wichtig, dass jeder Nutzer direkt loslegen kann ohne sich durch unzählige Menüs und Einstellungen kämpfen zu müssen. Dies haben wir erreicht, indem wir das Softphone nahtlos mit in vio.chat integriert haben.

Sobald man sich einmal mit dem Softphone an unserem Telefonie-Server registriert hat, findet man alle notwendigen Informationen in der linke Leiste der Software.

Mit einem Doppelklick auf die Rufnummer in der Historie startet man direkt einen Anruf. Sämtliche aktiven Anrufe werden ebenfalls in der linken Leiste angezeigt, sodass man ohne Störung mit den Kollegen direkt weiter chatten kann.

Im Gespräch und was nun?

Auch in Gesprächen haben wir uns an einer einfachen Interfacesteuerung orientiert, die die wichtigsten Funktionen direkt bereitstellt. Wenn es im Hintergrund im Homeoffice mit den Kindern etwas lauter wird, kann man sich direkt stumm schalten oder den Gesprächspartner um Geduld bitten und diesen kurz auf Halten setzen. Im Zweifel beendet man das Gespräch, wenn der Familienhund oder der Chef nach Aufmerksamkeit verlangt.

Alle Anrufe im Überblick und geordnet

Hat man alle Gespräche des Tages hinter sich gebracht, tauchen diese schön geordnet in der Historie auf. Bis zu 100 Anrufe haben darin Platz. Als erstes werden die letzten fünf Anrufe angezeigt. Navigiert man auf die Historie kann man diese durch scrollen durchsuchen.

Zu jedem Anruf werden Informationen wie Name des Anrufers, Rufnummer, Datum und Uhrzeit, Dauer und der jeweilige Status gespeichert. Diese Informationen kann man kopieren. Wenn man möchte kann der gesamte Eintrag auch gelöscht werden.

Da kommt ein zweiter Anruf, halt mal kurz

Man ist im Gespräch und es kommt ein zweiter Anruf. Was nun? Wir haben drei Wege im vio.chat eingebaut, wie man mit solch einer Situation umgehen kann.

Mit dem linken Button nimmt den Anruf an und setzt so das vorherige Gespräch auf „halten“.

Ist das Gespräch mit dem ersten Anrufer eigentlich schon beendet, so kann man den rechten Button verwenden. Dadurch wird das erste Gespräch beendet und das neue kann starten.

Hat man jedoch keine Lust mit dem Anrufer zu sprechen, gibt es auch hierfür eine Möglichkeit. Der mittlere Button bietet in dem Fall die Lösung und weist den Anrufer direkt ab.

Konferenzen

Ja, Konferenz mit insgesamt drei Teilnehmern (sich selber eingeschlossen) sind auch möglich. Hat man zwei Gespräche eingeleitet, kann man diese über das Klicken eines Buttons zusammenführen und schon ist man zu dritt in der Konferenz.

Schau doch mal im CRM nach?

CRM oder ERP, diese System laufen zu weiten Teilen heute im Browser. Viele benötigen noch nicht einmal eine direkte Integration, sondern lassen sich über Eingabe von Parametern über die URL steuern.

Nehmen wir also einmal an, dass dies „https://mein-crm.de“ die URL unseres CRM’s ist. Nun kann man die URL um einen Parameter erweitern und die Telefonnummer angeben. Dies würde dann so „https://mein-crm.de?telefonnummer=03020847010“ aussehen. Geben wir diese URL in den Browser ein, sucht das CRM automatisch die Einträge zu der Rufnummer „03020847010“. Wenn das CRM diese Funktion anbietet, kann man in den Telefonieeinstellungen von vio.chat die URL entsprechend hinterlegen. Anstelle der Rufnummer gibt man noch „{number}“ an, sodass vio.chat automatisch die Rufnummer des Anrufers hinterlegt. Das sieht in vio.chat so aus:

Wird man nun angerufen, öffnet sich automatisch der Browser mit einem neuen Tab und das CRM sucht fleißig nach der Rufnummer mit dem dazugehörigen Kontakt. Selbstverständlich kann man noch konfigurieren, ob dies bei einem eingehenden oder bei einem angenommen Anruf passieren soll. Außerdem kann man das Rufnummernformat einstellen. Unter MacOS ist es möglich den Browsertab im Hintergrund öffnen zu lassen, wenn ein Anruf eingeht.

Ein Klick zum Anruf!

Rufnummern eintippen und den Anruf starten ist ermüdend. Das muss doch einfacher gehen und das tut es auch. Die Lösung heißt „Click-to-Dial“. vio.chat kann das. Wenn man die Rufnummer im Browser oder in einem anderen Programm markiert und anschließend die Tastenkombination Alt-V unter Windows bzw. Option-V unter MacOS drückt, wird sofort von vio.chat ein Anruf gestartet.

Tastenbelegungen in der heutigen Zeit zu finden, die in allen Programmen ohne Nebeneffekte funktionieren , ist nicht die einfachste Aufgabe. Sollte sich herausstellen, dass die Tastenkombinationen, die wir gewählt haben, großflächig zu Komplikationen führen, dann würden wir diese ggf. noch einmal anpassen.

Was wir vorhaben

Wir haben noch eine Menge vor mit vio.chat. Langfristig soll der Client das Enduserinterface für unsere Kunden werden. Es fehlen jedoch auch noch ein paar praktische Telefoniefunktionen und Erweiterungen. Hier eine kurzer Überblick darüber, was wir gerne noch umsetzen wollen.

  • iOS und Android-App
  • Automatische Provisionierung der Telefonie-Zugangsdaten
  • Präsenzanzeige (Im Gespräch, Frei, DND, Weiterleitung aktiv, …)
  • Benutzer aus Räumen können über den Chat direkt angerufen werden
  • Verwaltung des Telefonbuches (Zugriff auf das Zentrale Telefonbuch, Einstellung und Verwaltung eines benutzereigenen Telefonbuches)
  • Konfiguration einzelner Einstellungen des Benutzers (z.B. Signalisierungsdauer, DND, Weiterleitungen)
  • Verwaltung der Tischtelefone eines Benutzers
  • Übersicht über Warteschleifen
  • und noch viel mehr

 

Damit schließe ich auch den Blogeintrag und wünsche viel Spaß mit der Verwendung des Softphones in vio.chat.