Für alle, die dauerhaft oder tageweise von zu Hause arbeiten, war die Telefonie lange der wunde Punkt ihrer Homeoffice-Tätigkeit. Das private Handy diente als Notlösung. Dazu kommen Kollegen, die man nur noch per Chat erreicht. Dass ausgerechnet das älteste Kommunikationsmittel im Büro den Sprung ins Homeoffice nicht mitmachte, wirkt heute fast kurios.
Wer im Homeoffice telefonisch erreichbar sein will, braucht lediglich einen Internetzugang. Die Sprache läuft als Datenstrom über dasselbe Netz wie E-Mails und Downloads.
Voice over IP für das Homeoffice
Eine klassische Telefonanlage verbindet die internen Apparate untereinander und schaltet Gespräche nach außen ins Telefonnetz. Bei Voice over IP, kurz VoIP, ist das anders: Die gesamte Vermittlungslogik läuft als Software auf den Servern des Anbieters, erreichbar über das Internet. Statt Töne durch Kupferleitungen zu schicken, zerlegt VoIP Ihre Stimme in digitale Datenpakete und verschickt sie über dasselbe Netz, das auch Ihren Browser mit Webseiten füttert. Dazu kommt mit dem Session Initiation Protocol (SIP) ein weiteres Protokoll wichtiges Protokoll: Es dient dazu, die Telefonverbindung aufzubauen.
Ein angenehmer Nebeneffekt für die Fernarbeit: Cloudbasierte Anlagen brauchen im Homeoffice keinen VPN-Client, also keine gesicherte Tunnelverbindung ins Firmennetz, die man erst umständlich einrichten muss. Der Rechner meldet sich direkt beim Server des Anbieters an. So bleibt eine solche Anlage auch ohne IT-Abteilung handhabbar.
Sicherheit bei der VoIP-Telefonie
Unverschlüsselte VoIP-Pakete lassen sich theoretisch abfangen und mitlesen bzw. mithören. Seriöse Anbieter verschlüsseln deshalb die Ebenen der Telefonie. Bei der Telefonanlage von vio:networks wird SIP über das TLS-Verfahren gesichert, die Sprachübertragung läuft über SRTP, das Secure Real-Time Transport Protocol. Der Datenstrom ist damit bereits zum Zeitpunkt des Verbindungsaufbaus verschlüsselt.
Welche Geräte Homeoffice-Mitarbeiter wirklich brauchen
Mit VoIP-Telefonie kann jedes IP-fähige Endgerät zum vollwertigen Firmentelefon werden:
- Der Laptop oder PC mit einem Softphone, einer Software, die das Telefon auf dem Bildschirm nachbildet
- Das Smartphone oder das Tablet über eine App mit derselben Durchwahl wie der Bürotisch
- Das klassische IP-Tischtelefon für alle, die den Hörer in der Hand bevorzugen
- DECT-Telefone für alle, die im Haus mobil bleiben wollen
Im Homeoffice greifen die meisten zur Softphone-App. Sie läuft auf dem Gerät, das ohnehin auf dem Schreibtisch steht. Ein Headset mit guter Sprachqualität ist die einzige sinnvolle Ergänzung für diejenigen, denen die Soundqualität ihres Laptops nicht ausreicht.
Für eine gute Sprachübertragung sollte Ihre Internetverbindung mindestens 100 Kilobit pro Sekunde Bandbreite pro parallel geführtem Gespräch bieten; für optimale Qualität ist ein Megabit Upload empfehlenswert. Ein Gespräch verbraucht also weniger als ein Videostream.
Softphone oder IP-Tischtelefon: Wann lohnt sich was?
Die Entscheidung zwischen Softphone und IP-Tischtelefon sollte sich nach Ihrem Arbeitsstil richten. Ein Softphone ist als Software-Lösung flexibel und wandert mit dem Laptop überallhin. Für den wechselnden Homeoffice-Alltag ist das meist eine gute Wahl.
Ein IP-Tischtelefon spielt seine Stärken für diejenigen aus, die sehr viel telefonieren und daran gewöhnt sind, einen Hörer in der Hand zu halten. Hier unetrstützt die Auto-Provisionierung: Geräte von Herstellern wie Yealink und Snom konfigurieren sich bei der Telefonanlage automatisch. Wer nicht in Hardware investieren will, mietet sich einfach ein Gerät. Diese Lösung erspart die Anfangsinvestition und lässt sich bei Wachstum einfach erweitern.
| Kriterium | Softphone | IP-Tischtelefon |
|---|---|---|
| Anschaffung | Keine zusätzliche Hardware | Kauf oder Miete |
| Einrichtung | Einrichtung per Software | Auto-Provisionierung |
| Mobilität | folgt dem Laptop überall hin | ortsgebunden am Schreibtisch |
| Ergonomie | Headset empfohlen | fester Hörer, aber auch Headset möglich |
Einrichtung, der reale Ablauf
Die Konfiguration der VoIP-Telefonanlage für den Homeoffice-Einsatz läuft über ein Webinterface im Browser und folgt grob diesen einfachen Schritten:
- Nebenstelle anlegen. Für jeden Mitarbeiter richten Sie im Webinterface eine Durchwahl ein, also den persönlichen Anschluss innerhalb der Anlage.
- Rufnummer portieren. Die bestehenden Nummern werden übernommen.
- Gerät zuweisen. Sie ordnen der Nebenstelle ein Softphone, eine App oder ein IP-Telefon zu, das sich dann am Server anmeldet.
- Testanruf. Funktioniert die Verbindung, ist die Anlage einsatzbereit.
Rufnummernportierung leicht gemacht
Die größte Sorge beim Wechsel der Telefonie-Lösung ist bei vielen: Verliere ich meine Nummer, die auf Visitenkarten, Rechnungen und im Impressum steht? Die Antwort ist ein klares „Nein“, denn die Rufnummernübernahme ist kostenlos. Das gilt für analoge Anschlüsse ebenso wie für ISDN- und IP-Anlagen. Ihre Kunden erreichen Sie danach unter genau derselben Nummer wie zuvor.
Portierung heißt: Ihr neuer Anbieter übernimmt die Nummer vom alten Anbieter. Wichtig ist, dass der alte Vertrag ausgelaufen oder gekündigt ist. Eine laufende Bindung blockiert den Umzug. Halten Sie die letzte Rechnung und die Kundendaten bereit, dann läuft der Rest im Hintergrund.
Datenschutz und Ausfallsicherheit bei VoIP-Telefonie
Sprache ist ein personenbezogenes Datum, sobald ein Gespräch identifizierbar wird. Damit fällt Telefonie unter die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO. Wo die Server stehen, ist deshalb ein wichtiges Kriterium bei der Wahl des Anbieters. Liegen sie in Deutschland, gilt deutsches Datenschutzrecht ohne Umwege über Drittstaaten.
Die Server der Telefonanlage von vio:networks stehen in Rechenzentren mit Sitz in Deutschland und unterliegen den deutschen Datenschutzbestimmungen. Dazu kommt eine garantierte Verfügbarkeit von 99,9 Prozent. Für das Homeoffice heißt das: Fällt Ihr eigenes Internet aus, bleibt die Anlage online, und Anrufe lassen sich auf ein Mobilgerät umleiten. Ihre Erreichbarkeit hängt nicht mehr an einer einzelnen Leitung an einem einzelnen Ort.
Ein verbreiteter Irrtum: Cloud-Telefonie sei per se unsicherer als eine Anlage im Haus. Das Gegenteil ist der Fall Eine alte On-Premise-Anlage ohne Sicherheitsupdates ist oft angreifbarer als ein professionell betriebenes Rechenzentrum mit verschlüsselten Verbindungen und laufender Wartung.
Kosten, die sich wirklich rechnen
Für die Nutzung der VoIP-Telefonie fallen die Kosten pro genutzter Nebenstelle und Monat an. Bei der Telefonanlage von vio:networks sind das 6,90 Euro pro Nebenstelle zuzüglich Mehrwertsteuer. Eine Allnet-Flat für Telefonate ist enthalten.
Zwei Dinge machen die Rechnung im Homeoffice attraktiv: Der Vertrag ist monatlich kündbar, Sie binden sich nicht über Jahre. Und: Für Hardware gibt es die Mietoption, die hohe Anfangskosten vermeidet und mit dem Team mitwächst.
Was kostet die Telefonanlage pro Mitarbeiter?
Keine Hardware, kein Technikertermin – und pro Nebenstelle bleiben Sie bei 6,90 € im Monat. Im Preis-Konfigurator sehen Sie in wenigen Minuten, was Ihr Homeoffice-Team konkret kostet, inklusive aller enthaltenen Funktionen.
Skalierung ohne IT-Aufwand: neue Mitarbeiter in Minuten
Wächst das Team, wächst die Telefonanlage mit. Eine neue Nebenstelle richten Sie im Webinterface mit wenigen Klicks ein, ganz ohne Vor-Ort-Termin. Diese Beweglichkeit macht die Cloud für verteilte Teams so interessant. Auch ein Kollege in einer anderen Stadt bekommt so seine Durchwahl.
Über 150 Funktionen stehen bereit, von Warteschleifen bis zur Anrufweiterleitung. Für Firmen mit mehreren Standorten kommt die zentrale Geräteverwaltung dazu. Alle Anschlüsse laufen über dieselbe Oberfläche, egal ob Berlin, Hamburg oder das Wohnzimmer eines Mitarbeiters. Arbeitet ein Vertriebsteam über mehrere Städte verstreut, ordnen Sie jedes neue Gerät ohne Vor-Ort-Termin einer Person zu und statten es einheitlich aus.
Wer die Anlage tiefer in seine Abläufe einbinden will, nutzt die Schnittstelle zu Drittsystemen. Über eine API, also eine Programmierschnittstelle, binden Sie CTI-Funktionen wie Click to Dial an. Eine Nummer im CRM wählen Sie dann per Klick. Für Teams, die viel dokumentieren, entfällt so der ständige Griff zum Handy.
Homeoffice-Telefonie ohne Kompromisse
Alles, was es für zuverlässige Telefonie im Homeoffice braucht, ist ein Internetzugang sowie ein Softphone oder eine App. Verschlüsselung sorgt dafür, dass die Gespräche sicher sind, auch wenn sie am Küchentisch geführt werden.
Wenn die Erreichbarkeit nicht mehr vom Ort abhängig ist, bedeutet das ein Plus an Flexibilität für alle Seiten. Sie können die Cloud-Telefonanlage von vio:networks unverbindlich testen und sich von der Qualität selbst überzeugen.
Wie schnell muss mein Internet für Homeoffice-Telefonie sein?
Als Faustregel gelten mindestens 100 Kilobit pro Sekunde je gleichzeitigem Gespräch, für gute Qualität etwa ein Megabit Upload. Ein normaler DSL-Anschluss reicht dafür meist aus. Wichtiger als reine Geschwindigkeit ist eine stabile Verbindung. Deshalb ist ein Netzwerkkabel dem WLAN oft überlegen.
Kann ich meine bestehende Rufnummer ins Homeoffice mitnehmen?
Ja. Die Rufnummernübernahme von analogen, ISDN- oder IP-Anlagen ist kostenlos. Voraussetzung ist, dass der alte Vertrag ausgelaufen oder gekündigt ist. Halten Sie Ihre letzte Rechnung und die Kundendaten bereit, den Rest übernimmt der neue Anbieter.
Ist Telefonieren über die Cloud abhörsicher?
Bei seriösen Anbietern schon. Die Verbindung wird über TLS gesichert, die Sprache über SRTP verschlüsselt. So ist der Datenstrom bereits während des Verbindungsaufbaus geschützt. Stehen die Server wie bei vio:networks in Deutschland, ist das DSGVO-konform.
Brauche ich spezielle Hardware oder reicht mein Handy?
Ihr Smartphone genügt. Über eine App bekommt es dieselbe Durchwahl wie Ihr Bürotelefon, ohne dass Ihre private Nummer nach außen sichtbar wird. Wer lieber am Rechner telefoniert, nutzt ein Softphone. Ein IP-Tischtelefon können Sie auf Wunsch ebenfalls nutzen.
Wie schnell komme ich wieder aus dem Vertrag raus?
Der Vertrag ist monatlich kündbar. Sie binden sich nicht über Jahre. Das hilft gerade bei schwankender Teamgröße oder befristeten Projekten im Homeoffice. Gemietete Hardware geben Sie bei Vertragsende einfach zurück.
Was passiert, wenn zu Hause das Internet ausfällt?
Eingehende Anrufe leiten Sie auf ein Mobilgerät um und bleiben erreichbar, auch wenn Ihr heimischer Internetanschluss ausfallen sollte.
Firmentelefonie fürs Homeoffice – ab 6,90 € pro Nebenstelle, mit deutschen Servern
Über 150 Funktionen, Rufnummern kostenfrei übernommen, SIP über TLS und Sprache über SRTP verschlüsselt – auf Servern in Deutschland mit 99,9 % garantierter Verfügbarkeit. vio:networks betreibt das seit 2007. Der transparente Preis-Konfigurator zeigt Ihnen ohne Verhandlung, was Ihre Anlage kostet.