Für die Telefonie in Microsoft Teams gibt es drei unterschiedliche Ansätze, die sich vor allem hinsichtlich der Kosten und des Verwaltungsaufwands unterscheiden. Wer den falschen Weg wählt, zahlt zu viel pro Minute oder hat unnötigen Aufwand mit der Konfiguration.
Welche Variante die beste ist, hängt unter anderem davon ab, wie viele IT-Ressourcen ein Unternehmen hat, in welchen Ländern telefoniert wird und wie stark bestehende Verträge das Budget schon binden. Wer das vorab durchdenkt, spart sich später einen teuren Wechsel. Was also unterscheidet Calling Plan, Operator Connect und Direct Routing wirklich?
Wie Teams zur vollwertigen Telefonanlage wird
Microsoft Teams kann von Haus aus chatten und Videokonferenzen abhalten. Externe Telefonate über das öffentliche Telefonnetz, sei es das Fest- oder Mobilnetz, fehlen im Standardpaket aber. Dafür brauchen Sie eine zusätzliche Komponente mit dem Namen Teams Phone. Diese Lizenz macht aus dem Kollaborations-Tool eine vollwertige Telefonanlage.
Die eigentliche Hürde ist die PSTN-Anbindung. Teams muss mit dem Telefonnetz sprechen, damit ein Anruf ankommt. An diesem Punkt unterscheiden sich die drei Modelle. Jedes löst dieselbe Aufgabe auf seine eigene Weise.
Die gute Nachricht vorweg: Keines der drei Modelle setzt lokale Hardware voraus. Ein stabiler Internetzugang genügt, und Mitarbeiter können standortunabhängig telefonieren, im Büro genauso wie im Homeoffice. Mitarbeiter telefonieren direkt aus dem Teams-Client über ihre gewohnte Bürorufnummer.
Calling Plan: Alles aus einer Hand, mit engen Grenzen
Beim Calling Plan liefert Microsoft alles selbst: Rufnummern, Gesprächsminuten und die Abrechnung. Sie buchen das Paket im Microsoft-Umfeld und weisen den Nutzern Nummern zu, fertig. Für kleine Teams ohne eigene IT-Abteilung ist das der bequemste Einstieg.
Der Komfort hat aber einen Preis. Calling Plans gibt es nur in einer begrenzten Zahl von Ländern. Unternehmen mit internationalen Standorten stoßen schnell an die Grenzen der Verfügbarkeit. Die Minutenpreise liegen zudem bei intensiver Telefonie oft höher als bei einem eigenen Vertrag mit einem Telekommunikationsanbieter. Für ein Team, das viel und lange telefoniert, wird der scheinbar günstige Einstieg teuer.
Auch die Flexibilität ist überschaubar. Sie sind davon abhängig, was Microsoft anbietet. Eigene Tarifmodelle, spezielle Routing-Wünsche oder die freie Wahl des Carriers gibt es hier nicht. Für ein Startup mit fünf Leuten und rein nationalem Geschäft reicht das. Für mittlere und große Unternehmen gibt es dagegen bessere Alternativen.
Operator Connect: zertifizierter Carrier, weniger Eigenbetrieb
Operator Connect ist ein Mittelweg. Sie wählen einen zertifizierten Telekommunikationsanbieter aus dem Microsoft-Marktplatz, und dieser übernimmt die Anbindung ans Telefonnetz. Auch den technischen Unterbau betreibt der Anbieter, den sogenannten Session Border Controller (kurz SBC), ein Gerät, das die Verbindung zwischen Teams und dem Telefonnetz absichert und steuert). Darum müssen Sie sich nicht kümmern.
Die Einrichtung läuft direkt im Teams Admin Center, dem Verwaltungsbereich von Microsoft 365. Sie wählen einen Carrier aus, verbinden ihn und weisen Nummern zu. Das geschieht deutlich einfacher und schneller als der Aufbau einer eigenen Infrastruktur. Bestehende Rufnummern lassen sich in vielen Fällen mitnehmen, sodass Kunden und Partner Sie weiterhin unter der gewohnten Nummer erreichen.
Für wen lohnt sich das? Für Unternehmen, die bei der Carrier-Wahl mehr Freiheit wollen als beim Calling Plan und keinen eigenen SBC betreiben möchten. Der Wartungsaufwand bleibt beim Anbieter. Sie bekommen die Kontrolle über den Carrier, ohne eine eigene Anlage betreiben zu müssen.
Direct Routing: Maximale Kontrolle bei hohem Aufwand
Direct Routing ist der Weg für alle, die volle Kontrolle bei der Telefonie über Teams wollen. Sie betreiben einen eigenen oder gehosteten SBC und binden darüber einen beliebigen SIP-Trunk an. SIP steht für Session Initiation Protocol, das Protokoll, das Telefongespräche über das Internet auf- und abbaut. Der SIP-Trunk ist die digitale Leitung, über die diese Gespräche laufen.
Damit sind Sie frei. Sie wählen den Anbieter, den Tarif und richten Ihre Rufnummern so ein, wie Sie es brauchen. Der Microsoft-Planungsleitfaden zu Direct Routing beschreibt genau diese Architektur und erklärt, dass sich Direct Routing sogar mit Calling Plans oder Operator-Connect-Nummern kombinieren lässt. Für hybride Szenarien in großen Organisationen ist das ein echter Vorteil.
Dafür ist der Aufwand bei dieser Variante etwas höher. Der SBC will konfiguriert und gewartet werden. Dazu müssen Sie ihn aktuell halten. Für ein Unternehmen mit komplexen Anforderungen, mehreren Standorten oder bestehenden SIP-Verträgen ist dieser Aufwand gut investiert. Ein Fünf-Personen-Betrieb ohne IT-Team wird daran jedoch keine Freude haben.
Für Unternehmen, die ihre bestehende Rufnummer behalten und aus Teams heraus telefonieren wollen, ist die Teams-Integration von vio:networks per Direct Routing die ideale Lösung, ganz ohne lokale Telefonanlage. Ein DSL-Internetzugang genügt.
6,90 € pro Nebenstelle – ohne SBC-Betrieb
Die Freiheit von Direct Routing gibt es auch ohne eigene Infrastruktur. Bei vio:business zahlen Sie pro Benutzer und Monat, Ihre bestehenden Rufnummern nehmen Sie kostenfrei mit. Ein ADSL-Anschluss genügt für bis zu 100 gleichzeitige Gespräche.
Die 3 Modelle im Vergleich: Wie sie sich unterscheiden
Die folgenden Kriterien entscheiden in der Praxis darüber, welches Modell Teams Telefoniemodell zu Ihnen passt.
| Kriterium | Calling Plan | Operator Connect | Direct Routing |
|---|---|---|---|
| Einrichtungsaufwand | gering | mittel | hoch |
| Kosten pro Minute | oft höher | verhandelbar | frei wählbar |
| Länderverfügbarkeit | begrenzt | global | global |
| SBC-Verantwortung | Microsoft | Carrier | Sie oder Ihr Anbieter |
| Rufnummernportierung | eingeschränkt | möglich | möglich |
| Skalierbarkeit | begrenzt | gut | sehr gut |
Kosten: Was günstig aussieht, wird teuer
Der Calling Plan wirkt auf den ersten Blick unkompliziert und damit günstig. Bei geringem Telefonaufkommen stimmt das. Sobald aber viel telefoniert wird, summieren sich die Minutenpreise schnell. Bei hohem Volumen ist ein SIP-Trunk mit Flatrate über Direct Routing oder Operator Connect meist die klügere Rechnung.
Versteckte Posten gibt es überall. Die Teams-Phone-Lizenz kommt bei allen drei Modellen obendrauf. Beim Direct Routing addieren sich zusätzlich die Betriebskosten des SBC, egal ob Sie ihn selbst hosten oder mieten.
Länderverfügbarkeit: der oft übersehene Faktor
Der Microsoft Calling Plan ist nur in einer begrenzten Zahl von Ländern erhältlich, grob rund drei Dutzend Märkte. Für ein rein deutsches Unternehmen ist das kein Problem. Für einen Konzern mit Niederlassungen in Asien oder in Südamerika sieht die Sache anders aus.
Bei Direct Routing und Operator Connect gibt es diese Grenze nicht. Über den passenden Carrier oder SIP-Trunk bilden Sie Nummern und Verbindungen weltweit ab. Unternehmen, die eine Expansion planen, sollten diesen Punkt beachten.
Welches Modell passt zu welchem Unternehmen?
Kleine Unternehmen ohne eigene IT-Ressourcen fahren mit dem Calling Plan oder mit Operator Connect am besten. Beides ist schnell eingerichtet und verlangt kein technisches Spezialwissen.
Der Mittelstand mit bestehenden Telekommunikationsverträgen fährt mit Direct Routing oder Operator Connect oft günstiger. Vorhandene Konditionen nutzen Sie weiter, statt sie gegen Microsofts Standardpreise einzutauschen.
Konzerne mit internationalem Geschäft und komplexen Routing-Anforderungen kommen um Direct Routing kaum herum. Sie brauchen die Flexibilität, die das Modell bietet.
Wichtig ist auch, wie telefoniert wird: Ein kleines Unternehmen mit vielen Auslandsgesprächen fährt zum Beispiel besser mit Direct Routing als ein größerer, rein nationaler Betrieb.
Rufnummern behalten: So klappt es mit jedem Modell
Rufnummernwechsel sind meist mit großem Aufwand verbunden. Deshalb muss die passende Telefonielösung die Möglichkeit zur Rufnummernmitnahme bieten. Die gute Nachricht ist: Alle drei Varianten der Teams-Telefonie unterstützen das, zumindest in weiten Teilen.
Beim Calling Plan ist die Portierung, also der Umzug der Nummer zum neuen Anbieter, teils eingeschränkt. Nicht jede Nummer lässt sich reibungslos übernehmen. Operator Connect und Direct Routing sind hier großzügiger. Bei der Teams Telefonie von vio:networks portieren Sie bestehende Rufnummern kostenfrei.
Sicherheit und Datenschutz: Was für alle 3 Modelle gilt
Ein Gespräch, das unverschlüsselt durchs Netz läuft, lässt sich theoretisch abhören. Deshalb gehört Verschlüsselung heute zum Pflichtprogramm.
Hier greifen zwei Mechanismen ineinander. Das Session Initiation Protocol (SIP) steuert den Anruf und wird per TLS verschlüsselt. TLS steht für Transport Layer Security und sichert die Verbindung genauso ab wie beim Online-Banking. Die Sprachübertragung selbst läuft über SRTP, das Secure Real-Time Transport Protocol. So bleibt der Inhalt des Gesprächs geschützt.
Auch der Serverstandort spielt eine große Rolle. Verarbeitet ein Unternehmen in Europa personenbezogene Daten, muss es die Datenschutz-Grundverordnung erfüllen. Hier hilft der passende Standort der Server. Die Cloud-Telefonanlage von vio:networks steht in Deutschland; damit unterliegt die Datenverarbeitung deutschem Datenschutzrecht.
Teams Telefonie: 3 Fragen entscheiden über das passende Modell
Am Ende läuft die Entscheidung auf ein paar klare Fragen hinaus:
- Wie viele IT-Ressourcen haben Sie, um eine Lösung zu betreiben?
- In welchen Ländern telefonieren Sie?
- Was zählt für Sie mehr: der niedrige Einstiegspreis oder die dauerhaft günstige Minute bei hohem Volumen?
Wer wenig eigene Technik betreiben will und national arbeitet, ist mit Calling Plan oder Operator Connect gut bedient. Wer bestehende Verträge nutzen oder international telefonieren will, findet in Direct Routing das passende Modell.
Für den Mittelstand, der die Kontrolle von Direct Routing schätzt, aber den SBC-Betrieb nicht selbst stemmen möchte, ist eine gehostete Direct-Routing-Lösung wie die von vio:networks ein pragmatischer Mittelweg. Sie bekommen die Flexibilität ohne den vollen Betriebsaufwand.
Eine Empfehlung zum Schluss: Testen Sie, bevor Sie sich festlegen. Ein Modell auf dem Papier zu vergleichen ist die eine Sache. Es im Alltag zu erleben, eine ganz andere.
Was ist der Unterschied zwischen Calling Plan und Direct Routing?
Beim Calling Plan liefert Microsoft Rufnummern und Gesprächsminuten komplett selbst. Das macht die Einrichtung einfach, doch die Auswahl und die Minutenpreise bleiben weniger flexibel. Bei Direct Routing binden Sie über einen eigenen oder gehosteten Session Border Controller einen beliebigen SIP-Trunk an und wählen Anbieter und Tarife frei. Der Preis dieser Freiheit ist ein höherer Konfigurationsaufwand.
Brauche ich für Operator Connect einen eigenen Session Border Controller?
Nein. Bei Operator Connect betreibt der zertifizierte Carrier den Session Border Controller. Sie wählen den Anbieter im Teams Admin Center aus und binden ihn an, ohne selbst Hardware zu betreiben oder zu warten. Genau das ist der Hauptvorteil gegenüber Direct Routing, bei dem die SBC-Verantwortung bei Ihnen oder Ihrem gehosteten Anbieter liegt.
Welche Microsoft-Lizenz ist für Teams Telefonie Pflicht?
Für die Teams Telefonie brauchen Sie eine Microsoft 365 Lizenz mit Microsoft Teams und dazu die Erweiterung Teams Phone. Als Grundlizenz eignen sich E1, E3, E5 oder Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium, jeweils kombiniert mit dem Teams-Phone-Add-on. Bei einer Direct-Routing-Lösung kommt der Anschluss über den Anbieter hinzu, bei vio:networks über vio:business.
Kann ich später von Calling Plan zu Direct Routing wechseln?
Ja, ein Wechsel ist möglich. Planen Sie die Rufnummernportierung frühzeitig und passen Sie die Lizenzen an, denn Direct Routing braucht eine andere technische Anbindung. Der Wechsel lohnt sich vor allem, wenn das Telefonaufkommen steigt oder internationale Standorte hinzukommen und der Calling Plan an seine Grenzen stößt.
Ist Direct Routing auch für kleine Unternehmen sinnvoll?
Nur bedingt. Direct Routing lohnt sich für kleine Unternehmen, wenn bereits SIP-Verträge bestehen oder viele Auslandsgespräche anfallen. Fehlen diese Faktoren und haben Sie keine eigene IT, ist Operator Connect meist die bessere Wahl, weil der SBC-Betrieb entfällt. Eine gehostete Direct-Routing-Lösung senkt den Aufwand allerdings deutlich.
Teams-Telefonie mit klarem Preis: 6,90 € pro Nutzer, Rufnummern kostenfrei portiert
Kein SBC-Betrieb, keine lokale Telefonanlage, keine versteckten Minutenposten – nur ein transparenter Preis pro Nebenstelle. vio:business bringt über 150 Funktionen, Server in Deutschland und 99,9 % garantierte Verfügbarkeit. Rechnen Sie im Konfigurator durch, was Ihre Telefonie wirklich kostet.