Bild von Sjoerd Girkes der einer Person etwas in der Telefonanlage erklärt

Gruppen

Anrufe intelligent verteilen

Funktionsübersicht

Gruppen

Rufgruppen

Eine der am häufigsten verwendeten Funktionen einer Cloud-Telefonanlage sind Gruppen (auch Rufgruppen oder Anrufgruppen genannt). Mit Gruppen verteilen Sie eingehende Anrufe auf mehrere Mitarbeiter. Oft werden beispielsweise die Kollegen einer Abteilung zu einer Gruppe zusammengefasst. Gruppenmitglieder sind aber nicht auf interne Teilnehmer innerhalb der Telefonanlage beschränkt. Auch externe Rufnummer wie zum Beispiel Handys der Mitarbeiter oder ein externer Büro-Service können Mitglied einer Gruppe sein und auf diese Weise Anrufe auf der Gruppe entgegennehmen.

Rufstrategien

Mit sogenannten Rufstragien können Sie die Anrufverteilung innerhalb einer Gruppe granular steuern. Manchmal ist es sinnvoll, eingehende Anrufe für eine Gruppe einfach gleichzeitig bei allen Gruppenmitgliedern klingeln zu lassen. Es gibt auch Szenarien, bei denen die Mitglieder nacheinander oder nach bestimmten Regeln angerufen werden sollen. Folgende Rufstrategien haben Sie zur Auswahl:

Alle anrufen

Es werden alle Mitglieder der Gruppe gleichzeitig angerufen. Der Benutzer, der den Anruf als erster entgegennimmt, wird mit dem Anrufer verbunden.

Rundruf

Die Mitglieder der Gruppe werden nacheinander in einer angegebenen Reihenfolge angerufen. Nimmt ein Benutzer den Anruf entgegen, wird er mit dem Anrufer verbunden. Danach wird kein weiteres Gruppenmitglied mehr angerufen.

Rundruf – erweitert

Wie Rundruf, allerdings mit dem Unterschied, dass wenn das nächste Mitglied angerufen wird, es bei den zuvor angerufenen Mitgliedern weiterhin klingelt.

Zuerst erreichbar

Es wird das erste Mitglied in der Liste angerufen, das nicht im Gespräch ist.

Wie funktionieren Gruppen in der Cloud-Telefonanlage?

Sie legen eine Gruppe – genau wie alle anderen Rufziele Ihrer Telefonanlage – auf der intuitiven Konfigurationsoberfläche an. Die Gruppe erhält eine interne Rufnummer (z. B. die 100), über die sie innerhalb der Telefonanlage erreichbar ist. Anschließend tragen Sie in eine Liste alle Kollegen ein, die Mitglied in der Gruppe werden sollen. Je nach Bedarf legen Sie nun fest, wie lange ein eingehender Anruf auf eine Gruppe bei den Mitgliedern klingeln soll und ob der Anrufer während es klingelt das normale Freizeichen, oder eine von Ihnen ausgesuchte Wartemusik hören soll. Falls gewünscht, können Sie dem Anrufer auch eine Begrüßungsansage abspielen, bevor sein Anruf bei den Mitgliedern der Gruppe signalisiert wird. Zuletzt bestimmen Sie, was passieren soll, wenn ein eingehender Anruf von keinem Mitglied angenommen wurde. In diesem Fall könnte der Anruf zum Beispiel auf einen Anrufbeantworter laufen oder an eine andere Gruppe weitergeleitet werden.

Wie hoch sind die Kosten für die Rufgruppen?

Für Gruppen fallen keine Kosten an. Die Gruppen stehen Ihnen in unseren Paketen Starter, Profi und Premium kostenfrei zur Verfügung. Unabhängig von der Anzahl Ihrer gebuchten Benutzer, können Sie beliebig viele Gruppen anlegen.

Zusammenfassung

  • Mit Gruppen verteilen Sie Anrufe auf mehrere Mitarbeiter
  • Auch externe Ziele können Mitglied einer Gruppe sein
  • Mit verschiedenen Rufstrategien optimieren Sie die Anrufverteilung
  • Bei der Konfiguration von Gruppen stehen Ihnen verschiedene Optionen wie Klingeldauer, Wartemusik, etc. zur Verfügung
  • Beliebig viele Gruppen sind kostenfrei in den Paketen Starter, Profi und Premium enthalten
  • Die Funktion der Gruppen sind die simplen Grundfunktionen im Umgang mit Anrufern.
    Wenn Sie sich einen anspruchsvolleren Umgang mit mehr Funktionen und Auswahlmöglichkeiten wünschen, ist die Call-Center-Funktion die richtige Wahl für Sie!
Dominik Mauritz

Dominik Mauritz

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