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Gruppen

Anrufe intelligent verteilen

Rufgruppen

Eine der am häufigsten verwendeten Funktionen einer Cloud-Telefonanlage sind Gruppen (auch Rufgruppen oder Anrufgruppen genannt). Mit Gruppen verteilen Sie eingehende Anrufe auf mehrere Mitarbeiter. Oft werden beispielsweise die Kollegen einer Abteilung zu einer Rufgruppe zusammengefasst. Gruppenmitglieder sind aber nicht auf interne Teilnehmer innerhalb der Telefonanlage beschränkt. Auch externe Rufnummer wie zum Beispiel Handys der Mitarbeiter oder ein externer Büro-Service können Mitglied einer Gruppe sein und auf diese Weise Anrufe auf der Rufgruppe entgegennehmen.

Rufstrategien

Mit sogenannten Rufstrategien können Sie die Anrufverteilung innerhalb einer Gruppe granular steuern. Manchmal ist es sinnvoll, eingehende Anrufe für eine Gruppe einfach gleichzeitig bei allen Gruppenmitgliedern klingeln zu lassen (Gruppenruf). Es gibt auch Szenarien, bei denen die Mitglieder nacheinander oder nach bestimmten Regeln angerufen werden sollen. Folgende Rufstrategien haben Sie zur Auswahl:
Alle anrufen
Bei dem Gruppenruf werden alle Mitglieder der Gruppe gleichzeitig angerufen. Der Benutzer, der den Anruf als erster entgegennimmt, wird mit dem Anrufer verbunden.
Rundruf

Die Mitglieder der Gruppe werden nacheinander in einer angegebenen Reihenfolge angerufen. Nimmt ein Benutzer den Anruf entgegen, wird er mit dem Anrufer verbunden. Danach wird kein weiteres Gruppenmitglied mehr angerufen.

Rundruf – erweitert
Wie Rundruf, allerdings mit dem Unterschied, dass wenn das nächste Mitglied angerufen wird, es bei den zuvor angerufenen Mitgliedern weiterhin klingelt.
Zuerst erreichbar
Es wird das erste Mitglied in der Liste angerufen, das nicht im Gespräch ist.

Wie funktionieren Gruppen in der Cloud-Telefonanlage?

Sie legen eine Rufgruppe – genau wie alle anderen Rufziele Ihrer Telefonanlage – auf der intuitiven Konfigurationsoberfläche an. Die Gruppe erhält eine interne Rufnummer (z. B. die 100), über die sie innerhalb der Telefonanlage erreichbar ist. Anschließend tragen Sie in eine Liste alle Kollegen ein, die Mitglied in der Gruppe werden sollen. Je nach Bedarf legen Sie nun fest, wie viele Sekunden ein eingehender Anruf auf eine Rufgruppe bei den Mitgliedern klingeln soll und ob der Anrufer während es klingelt das normale Freizeichen, oder eine von Ihnen ausgesuchte Wartemusik hören soll. Falls gewünscht, können Sie auch eine Begrüßungsansage für