Bild von Sjoerd Girkes der einer Person etwas in der Telefonanlage erklärt

Telefonkonferenz

Effizienz durch virtuelle Räume

Funktionsübersicht

Effizient zusammenarbeiten mit Telefonkonferenzen

Vor der Digitalisierung der Welt mussten für Konferenzen alle Teilnehmer zu einem physischen Ort fahren oder fliegen.
Heutzutage werden Meetings unkompliziert über Telefonkonferenzen gelöst, die in einem virtuellen Raum stattfinden und mindestens genauso gut funktionieren.

Eine Telefonkonferenz oder Telco ist die effizienteste Möglichkeit des Austauschs von mehr als zwei Mitarbeitern.
In einem virtuellen Konferenzraum werden die gewünschten Gesprächsteilnehmer für die gemeinsame Kommunikation zusammengeschaltet. Bis zu 50 Teilnehmer können so standortunabhängig eine Konferenz abhalten und sich in höchster Sprachqualität austauschen.

Funktionsweise der Telefonkonferenz

Zum Teilnehmen an einer Telefonkonferenz muss eine Einwahlnummer und optional eine PIN eingegeben werden. Damit wird garantiert, dass nur berechtigte Personen an dem Gespräch partizipieren können.
Um weitere Gesprächsteilnehmer in eine Konferenz zuzuschalten gibt es zwei Möglichkeiten: Ein gewünschter Teilnehmer kann entweder durch Add-On angerufen und damit dazugeschalten werden. Die andere Möglichkeit ist, dass die Einwahl selbstständig über Dial-In durch den Teilnehmer selbst geschieht.
Bei Telefonkonferenzen ist es egal, ob die Teilnehmer über das Festnetz oder über das Mobilfunknetz telefonieren, auch das genutzte Endgerät spielt keine Rolle.

Arten der Telefonkonferenzen

Es kann zwischen zwei verschiedenen Arten der Telefonkonferenz unterschieden werden.
Die einfache Telefonkonferenz ist das Einwählen einer weiteren Person in ein laufendes Gespräch, welches auch spontan passieren kann. Das geschieht beispielsweise, wenn ein weiterer Mitarbeiter bezüglich eines Problems mit seinem Wissen hinzugezogen werden soll. In diesem Fall findet die Konferenz auf dem Endgerät eines Teilnehmers statt. Diese Art der Telefonkonferenz eignet sich besonders für 3-er Konferenzen.
Die andere Art der Telefonkonferenz ist mit mehr organisatorischem Aufwand verbunden. Das Erstellen eines virtuellen Konferenzraums zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einer spezifischen Agenda und einer Mehrzahl an Personen bedarf besonderer Planung.

Eine erfolgreiche Telefonkonferenz in 3 einfachen Schritten

Eine Telefonkonferenz ist selbstverständlich komplizierter als ein Telefongespräch zwischen zwei Personen. Folgen Sie diesen 3 einfachen Schritten, werden Sie eine erfolgreiche Telefonkonferenz führen und den Überblick selbst bei einer Vielzahl an Teilnehmern nicht verlieren.

1. Planung

Damit eine Telefonkonferenz erfolgreich umgesetzt werden kann, muss diese selbstverständlich von dem Moderator gut geplant sein.
Es muss sicher gestellt werden, dass alle Teilnehmer zu einem vereinbarten Zeitpunkt erreichbar sind und sich in einem ruhigen Umfeld mit einer ausgezeichneten Telefonverbindung befinden und außerdem genug Zeit für die Telefonkonferenz mitbringen.
Gerade wenn es sich um eine Konferenz handelt, bei der sich die gewünschten Gesprächsteilnehmer an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, muss dies natürlich bei der Terminfindung beachtet werden.
Ist ein guter Zeitpunkt gefunden, sollten alle Gesprächspartner mit genug Vorlauf über diesen Termin informiert werden. Außerdem ist es hilfreich, die Themen und eventuelle benötigten Dokumente vorher abzustimmen.

2. Qualität

Ist der Termin festgelegt, sollte sichergestellt werden, dass Verbindungsprobleme oder eine schlechte Sprachqualität der Telefonkonferenz nicht im Wege stehen. Mit der Telefonie über VoIP ist dies ganz einfach Umzusetzen. Hier erhalten Sie mehr Informationen zu dem Thema VoIP-Telefonie mit perfekter Sprachqualität.
Der Vorteil der Telefonie über VoIP ist außerdem, dass die Einwahl über die Cloud-Telefonanlage in die Telefonkonferenz extrem einfach ohne zusätzliche Hard- oder Software und ohne Komplikationen von jedem Endgerät aus einwandfrei abläuft.

3. Organisation

Zuletzt ist es wichtig, das Gespräch der Telefonkonferenz selbst zu organisieren. Hierbei wird einer Person eine Moderatorenrolle zugewiesen, welcher die Konferenz strukturiert und leitet. Diese Moderatorenrolle wird in der Cloud-Telefonanlage angelegt und ist mit bestimmten Privilegien verbunden, wie das Stummschalten oder Entfernen von Gesprächsteilnehmern.
Auch die Nachbereitung ist Teil der Organisation, welche aber durch die Cloud-Telefonanlage ohne Aufwand abläuft. Durch die Möglichkeit des Tapings, also das Aufzeichnen des Gesprächs, fällt eine Menge Arbeit weg. Die Aufzeichnung der Telefonkonferenz kann mit allen Teilnehmern geteilt werden oder im Nachhinein abgehört und die wichtigsten Aspekte herausgeschrieben werden.

Vorteile der Telefonkonferenz

Die Konferenzfunktion passt perfekt in die digitale Welt und stellt eine erhebliche Zeit- und Kosteneinsparung dar, da für Konferenzen keine Reisen mehr angetreten werden müssen. Ein positiver Nebeneffekt ist außerdem das Schonen der Umwelt durch den Wegfall der An- und Abreise der Teilnehmer.
Über die Konferenzfunktion der Cloud-Telefonanlage kann die Telefonkonferenz komfortabel auf die individuellen Ansprüche angepasst werden.
Neben dem Teilen von Sprachdaten können außerdem auch Bildschirminhalte mit den Konferenzteilnehmern geteilt werden. Auch eine Verbindung mit der Videoübertragung ist innerhalb von Telefonkonferenzen möglich.
Mit der Telefonkonferenz können Meetings produktiv und unkompliziert abgehalten werden, Gespräche mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Kunden laufen damit schnell und effizient ab.

Kosten der Telefonkonferenz

Die Kosten der Telefonkonferenz-Funktion sind je nach Anbieter unterschiedlich. Bei uns ist die Konferenz in allen Paketen kostenlos integriert und steht für alle Benutzer ohne Einschränkungen zur Verfügung.

Zusammenfassung

  • Steigerung der Produktivität des Unternehmens durch virtuelle Telefonkonferenzen
  • Einfache Teilnahme durch Einwahlnummer und optionaler PIN
  • Mit Hilfe von Unified Communications ist neben der Sprache  auch das Teilen von Bildschirminhalten und Videoübertragung möglich
  • Kostenlose Nutzung in allen Paketen
Dominik Mauritz

Dominik Mauritz

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