Das Homeoffice ist ein fester Bestandteil der Arbeitswoche in vielen Unternehmen. E-Mail, Chat und Videokonferenz haben den Wechsel nach Hause längst geschafft. Ein Bereich hinkt aber noch hinterher: die Telefonie. Während Kolleginnen und Kollegen im Büro unter ihrer gewohnten Durchwahl erreichbar sind, greifen viele Beschäftigte zu Hause zum privaten Handy. Das ist umständlich und unsicher. Und für die Kundenwahrnehmung kann es problematisch sein.
Eine Lösung ist das Softphone: eine Software, die das klassische Tischtelefon auf den Rechner oder das Smartphone holt. Es gibt verschiedene Funktionen, die ein solches Programm im verteilten Arbeiten und im Homeoffice beherrschen sollte.
Warum das Bürotelefon im Homeoffice versagt
Die klassische Telefonanlage ist an physische Leitungen, an Endgeräte auf Schreibtischen und an die Infrastruktur im Büro gebunden. Wer von zu Hause telefonieren will, hat traditionell zwei schlechte Optionen. Entweder er lässt Anrufe manuell auf das Privathandy umleiten, oder er gibt Kunden gleich seine private Mobilnummer.
Die private Nummer verwischt die Grenze zwischen Beruf und Privatleben. Wer am Samstagabend einen Geschäftsanruf auf dem eigenen Handy erhält, weiß, was gemeint ist. Für die IT-Abteilung entsteht ein zweites Problem: Sie verliert die Kontrolle. Gespräche laufen an der Firmeninfrastruktur vorbei. Es gibt keine zentrale Verwaltung, keine Statistik und keine gesicherten verschlüsselten Leitungen.
Eine Cloud- oder IP-Telefonanlage macht Ihre Mitarbeiter auf beliebigen Geräten unter der Bürorufnummer erreichbar. Damit das funktioniert, braucht es passende Endgeräte oder – oftmals besonders praktisch – Softphones, die auf Laptop und Co. funktionieren.
Was ein Softphone vom Handy-Workaround unterscheidet
Ein Softphone ist eine Software für Internettelefonie über PC, Laptop, Tablet oder Smartphone und simuliert ein vollwertiges Bürotelefon. Ihre Mitarbeiter sind damit überall über dieselbe Nummer erreichbar und brauchen nur einen Internetanschluss.
Technisch steckt dahinter VoIP, also Voice over IP, die Sprachübertragung über das Internet. Das SIP-Protokoll baut die Verbindung auf und ab. Ein zweites Protokoll überträgt die eigentliche Sprache. Zusätzliche Hardware oder ein separater Anschluss sind nicht nötig.
Der wichtigste Unterschied zum privaten Handy liegt in der zentralen Verwaltung. Die Firmenrufnummer bleibt die Firmenrufnummer. Die IT legt Nutzer an, vergibt Rechte und steuert die Geräte über eine Oberfläche.
Damit ein Softphone im Homeoffice bestmöglich funktioniert, sollte es die folgenden Funktionen bieten:
Funktion 1: Die Büronummer für zuhause
Die wichtigste Funktion ist zugleich die unauffälligste. Über die direkte SIP-Registrierung meldet sich das Softphone bei der Telefonanlage an, als wäre es ein Tischtelefon im Büro. Die gewohnte Durchwahl ist mit dem Laptop zu Hause verbunden. Manuelles Umleiten, Weiterleitungsketten oder zweites Gerät entfallen.
Der Anrufer bemerkt davon nichts. Wer eine Nummer wählt, erreicht die damit verbundene Person, egal wo sie gerade sitzt.
Bei ausgehenden Anrufen sehen Kunden die feste Firmennummer im Display. So läuft die Erreichbarkeit in beide Richtungen wie im Büro.
Funktion 2: Verschlüsselte Verbindungen
Heimnetzwerke sind kein sicherer Ort. Der Router im Flur, das WLAN mit dem Passwort auf einem Aufkleber, dazwischen unverschlüsselte Sprachdaten. Wer geschäftlich telefoniert, überträgt sensible Informationen wie Kundendaten, Verträge und interne Absprachen. Diese müssen geschützt werden.
Hochwertige Softphones setzen auf die Protokolle SRTP und TLS zur Verschlüsselung der Sprachdaten. SRTP steht für Secure Real-Time Transport Protocol und sichert den Sprachkanal. TLS steht für Transport Layer Security und schützt den Verbindungsaufbau. Beide zusammen sorgen dafür, dass ein abgefangenes Gespräch nur Rauschen ist.
Die Cloud-Telefonanlage von vio:networks sorgt per SIPS- und SRTP-Verschlüsselung sowie Servern in Deutschland für sichere Verbindungen auch im Homeoffice. Für viele Unternehmen ist das ein wichtiger Faktor bei der Wahl eines Anbieters.
Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet Unternehmen, personenbezogene Daten angemessen zu schützen. Telefongespräche mit Kunden fallen darunter. Unverschlüsselte VoIP-Telefonie über ein offenes Heimnetz ist ein vermeidbares Risiko.
Funktion 3: Gemeinsame Warteschlangen und Teamrufgruppen
In einem verteilten Team müssen Anrufe zu den passenden und erreichbaren Mitarbeitern durchgestellt werden. Im Büro regelt das die Rufgruppe, also eine Sammlung von Nebenstellen, die bei einem eingehenden Anruf gemeinsam klingeln oder nacheinander angesprochen werden.
Im Homeoffice muss diese Logik erhalten bleiben. Ruft ein Kunde die zentrale Servicenummer an, soll das Gespräch bei einem verfügbaren Teammitglied landen, auch wenn es zu Hause sitzt. Warteschlangen und Rufgruppen bilden genau das ab.
Ein Serviceteam über mehrere Standorte und Homeoffices darf keinen eingehenden Kundenanruf verlieren. Die Rufgruppen und Warteschlangen der Cloud-Telefonanlage halten die Anrufverteilung standortübergreifend am Laufen. Der Teamleiter sieht dabei, wer gerade telefoniert und wer frei ist. Ob das Team physisch zusammensitzt, spielt für die Anrufverteilung keine Rolle mehr.
Was kostet eine Nebenstelle im Homeoffice?
Jeder Arbeitsplatz zu Hause braucht eine eigene Nebenstelle – im Büro wie am Küchentisch. Rechnen Sie mit dem Konfigurator durch, was Ihr Team pro Monat kostet, ab 6,90 € pro Benutzer.
Funktion 4: Click-to-Dial und die Anbindung ans CRM
Wer Nummern per Hand eintippt, verschenkt Zeit und macht Fehler. Verbinden Sie Ihre Telefonanlage mit den Systemen, in denen Ihre Mitarbeiter ohnehin arbeiten. Genau das leistet CTI, die Computer Telephony Integration, also die Verzahnung von Rechner und Telefon.
Über eine API, also eine Programmierschnittstelle, binden Sie die Telefonanlage an Drittsysteme an. Ein CRM zeigt bei einem eingehenden Anruf zum Beispiel sofort die passende Kundenakte an. Und umgekehrt: Bei Click-to-Dial genügt ein Klick auf eine Nummer im Browser oder in der Kundensoftware, und das Gespräch wird aufgebaut.
Die Anrufhistorie landet automatisch im Kundensystem, Gesprächsnotizen sind dort, wo sie hingehören. Niemand muss abends von Hand nachtragen, mit wem er telefoniert hat. Die Einbindung von Drittsystemen via API für CTI-Funktionen wie Click to Dial bringt im verteilten Arbeiten deshalb den größten Zeitgewinn.
Funktion 5: Präsenzstatus, oder: Wer ist gerade erreichbar?
Im Großraumbüro reicht ein Blick über den Schreibtischrand: Ist der Kollege am Platz, telefoniert er gerade? Im Homeoffice fehlt diese Übersicht. Genau diese Lücke schließt der Präsenzstatus in der Telefonie.
Die Präsenzfunktion zeigt in Echtzeit, ob ein Mitarbeiter online ist, in einem Meeting sitzt oder gerade ein Gespräch führt. Das spart vergebliche Anrufversuche und unterbrochene Arbeitsprozesse. So wird der Unternehmensalltag spürbar effizienter.
So funktioniert Telefonie im Homeoffice
Homeoffice-Telefonie muss nicht schlechter sein als Bürotelefonie. Mit den richtigen Funktionen arbeitet sie genauso gut. Die Büronummer leitet nach Hause, und die Verbindung ist verschlüsselt. Warteschlangen und Rufgruppen halten das Team zusammen. Click-to-Dial und die CRM-Anbindung nehmen Ihnen Arbeit ab. Der Präsenzstatus ersetzt den fehlenden Blick durchs Büro.
Das Softphone Plus von vio:networks mit praktischen Funktionen wie Click-to-Dial und CTI sorgt dafür, dass der Einstieg leichtfällt.
Kann ich meine bestehende Rufnummer behalten?
Ja. Sie können bestehende Rufnummern kostenfrei portieren, sobald der alte Vertrag ausgelaufen ist.
Ist ein Softphone auch für kleine Teams geeignet?
Die Cloud-Telefonanlage mit Softphone ist geeignet für Unternehmen ab drei Mitarbeitern und wächst bis zu 5000 Beschäftigten mit. Sie können den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende kündigen. Eine lange Mindestlaufzeit gibt es nicht. Auch ein kleines Team startet damit ohne großes Risiko.
Wie sicher ist Telefonie über das Heimnetzwerk?
Die Sprachdaten überträgt das System verschlüsselt über die Protokolle SIPS und SRTP. Die Server stehen in deutschen Rechenzentren und unterliegen den deutschen Datenschutzbestimmungen. Ein abgefangenes Gespräch bleibt damit unlesbar.
Was passiert, wenn der Internetanschluss zuhause ausfällt?
Fällt die Verbindung aus, leiten Sie Anrufe als Rückfallebene auf eine Mobilnummer um. Die Cloud-Telefonanlage selbst hat eine garantierte Verfügbarkeit von 99,9 %.
Brauche ich für die Einrichtung eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Die kostenfreien Apps für iOS, Android, macOS und Windows sind schnell installiert, verwaltet wird alles über eine zentrale Weboberfläche. Für ein kleines Team genügt eine Person, die sich einarbeitet.
Kann ich das Softphone parallel zum Tischtelefon nutzen?
Ja. Softphone und IP-Telefon lassen sich beide unter derselben Rufnummer nutzen. So verwenden Beschäftigte im Büro ein Tischgerät und zu Hause die App, ohne dass sich für Anrufer etwas ändert.
Erreichbarkeit unter der Büronummer – ab 6,90 € pro Mitarbeiter im Monat
Ob im Büro oder im Homeoffice: Jede und jeder bleibt unter der gewohnten Durchwahl erreichbar, verschlüsselt über Server in Deutschland und mit über 150 Funktionen. Die Rufnummernportierung ist kostenfrei, der Preis pro Nebenstelle transparent. Rechnen Sie im Konfigurator direkt aus, was Ihre Umstellung kostet.