Virtuelle Telefonanlage: Alles Wichtige auf einen Blick

Ein modernes Unternehmen, dem der Zeitgeist nicht entflieht, muss stets auf dem neusten Stand der Technik bleiben. Dazu gehört auch eine zeitgemäße Lösung im Bereich der Telefonie. Dabei kann die Wahl nur auf eine virtuelle Telefonanlage, mitunter auch Cloud Telefonanlage genannt, fallen, denn sie vereint alle Bedürfnisse von Unternehmen mit einfacher Handhabung und zahlreichen weiteren Vorteilen. Im folgenden Artikel erfahren Sie alles Wichtige über virtuelle Telefonanlagen auf einen Blick.

Virtuelle Telefonanlage: Definition

Die virtuelle Telefonanlage ist essenziell, um in der heutigen Zeit effizient telefonieren zu können. Bevor man sich den Einzelheiten der virtuellen Telefonanlage annähert, soll zunächst noch einmal per Definition klargestellt werden, was eine solche Anlage zur virtuellen Telefonie überhaupt ist:

„Eine virtuelle Telefonanlage bezeichnet eine Telefonanlage, wo die Hardware bei einem Provider wie etwa vio:networks und nicht vor Ort im Unternehmen steht. Die virtuelle Telefonie findet dann über das Internet statt und wird so zu einer reinen Softwarelösung.“

Im Rahmen einer virtuellen Telefonanlage müssen Sie auch auf keinerlei Ausstattungsmerkmale verzichten, ganz im Gegenteil beim Wechsel von der ISDN- bzw. analogen zur virtuellen Telefonanlage behalten Sie alle gewohnten Funktionen bei. Gleichzeitig genießen Sie jedoch zusätzliche Vorteile, wie die einfache Einrichtung und erhöhte Flexibilität.

Virtuelle Telefonanlage: Die Funktionen am Beispiel von vio:networks

Nachdem klarifiziert wurde, was eine virtuelle Telefonanlage genau ist, gilt es im nächsten Abschnitt die Funktionen einer solchen Anlage im Detail zu erklären. In diesem Fall werden die wichtigsten funktionalen Bestandteile einer virtuellen Telefonanlage am Beispiel von vio:networks dargelegt.

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Konfiguration über die Benutzeroberfläche

Einer der wichtigsten Bestandteile einer guten virtuellen Telefonanlage ist eine Benutzeroberfläche, welche die Konfiguration so einfach wie möglich gestaltet, ohne dass dabei Funktionen verloren gehen. Im Fall von vio:networks wurde bei der Bedienoberfläche allerhöchste Priorität auf eine einfache und intuitive Bedienung gelegt. So können Sie Ihre virtuelle Telefonanlage stets selbst einrichten und anpassen, ohne dafür einen externen Spezialisten engagieren zu müssen. In besagter Konfigurationsoberfläche können Sie Benutzer verwalten, anlegen und auch alle anderen Einstellungen über den Browser Ihrer Wahl anpassen.

Gruppen, Warteschleifen und Sprachmenü

In einer virtuellen Telefonanlage von vio:networks können Sie bequem Gruppen und Warteschleifen anlegen. So können Anrufe auf verschiedene Mitarbeiter aufgeteilt sowie Anrufstrategien optimiert werden. Warteschleifen bieten darüber hinaus noch weitere Möglichkeiten, wie etwa Skill Based Routing, wodurch Anrufer direkt an die entsprechend qualifizierten Bearbeiter weitergeleitet werden können.

Darüber hinaus gibt es auch noch die Option ein Sprachmenü, auch als IVR bzw. Interactive Voice Response bekannt, hinzuzufügen. Über ein Sprachmenü kann sich der Anrufer zuerst eine Nachricht anhören, ehe er dann per Tasteneingabe an die entsprechende Stelle in Ihrem Unternehmen oder bei zu langer Wartetzeit auf einen Anrufbeantworter weitergeleitet wird.

Rufnummern

Im Fall der virtuellen Telefonanlage von vio:networks erhalten Sie einen Rufnummernblock aus Ihrem Ortsnetz, den Sie dann mit Nebenstellen, beliebig an die Größe Ihres Betriebes anpassen können. Ihre Rufnummern stehen Ihnen sofort, zusammen mit der Bereitstellung Ihrer virtuellen Telefonanlage zur Verfügung und können jederzeit, nach Bedarf erweitert werden.

Außerdem können Sie selbstverständlich eine bestehende Rufnummer kostenfrei von einem anderen Anbieter zu vio:networks mitnehmen. Die Portierung kann jedoch erst erfolgen, wenn Ihr alter Vertrag ausgelaufen ist. Falls Sie sofort von vio:networks versorgt werden möchten, können wir mit Hilfe einer temporären Rufnummer und einer Weiterleitung darauf aushelfen. Sobald die bestehenden Vertragsverbindlichkeiten entfallen, können wir die ursprüngliche Nummer kostenlos für Sie portieren.

CTI und Integration

Eine weitere wichtige Funktion einer virtuellen Telefonanlage ist die CTI, genauer gesagt die Computer Telephony Integration. Über besagte CTI kann Ihre Telefonanlage mit vorhandener Software über eine API bzw. Programmierschnittstelle kommunizieren.

Sehr beliebt ist hierbei die Integration in ein CRM-System, wie beispielsweise das Produkt von SmartWe. In diesem Rahmen ist sowohl die Nutzung von Click2Call oder Click2Dial bzw. Click to Call oder Click to Dial, als auch Reverse Lookup möglich.

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Virtuelles Fax

Trotz kontinuierlichem technologischem Fortschritt ist für viele Unternehmen die Nutzung eines Faxgeräts immer noch notwendig und auch das ist möglich mit einer virtuellen Telefonanlage. Dabei können Sie ganz einfach Ihr Faxgerät mit Hilfe eines VoIP-Adapters mit der virtuellen Telefonanlage verbinden.

Falls Sie sich vom alten Gerät trennen wollen, haben Sie außerdem die Möglichkeit mit der E-Fax-Funktion am PC Faxe sowohl zu empfangen als auch zu versenden. vio:networks stellt Ihnen dazu selbstverständlich die passende Software bereit.

Unified Communications

Unified Communications wird immer mehr zu einem wichtigen Thema für viele Unternehmen und die virtuelle Telefonie steht im Zentrum des Ganzen. Unter dem Begriff versteht man die Bündelung von allen Kommunikationsgeräten in einer Anwendung und über alle möglichen Endgeräte hinweg. Damit vernetzen Sie sich nicht nur optimal mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern, sondern profitieren auch von Funktionen wie Videokonferenzen, Team-Chats, sowie Screen- und File-Sharing.

Virtuelle Telefonanlage: Applikationen

Ein letzter zentraler Punkt, in dem eine gute virtuelle Telefonanlage überzeugen kann, sind die dazugehörigen Applikationen. Auch hier sind Sie bei vio:networks an der richtigen Stelle, denn Sie erhalten als Kunde bei uns Zugriff auf verschiedene kostenlose Apps, die Ihr Smartphone, Tablet oder Ihren Computer mit der virtuellen Telefonanlage verbinden.

So können Sie alle vorhandenen Funktionen bequem nutzen und müssen gleichzeitig keinerlei Abstriche bei der Benutzerfreundlichkeit machen, denn jene Applikationen fühlen sich von der Handhabung genau gleich an wie native Apps.

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Vorteile einer virtuellen Telefonanlage

Hand in Hand mit den eben vorgestellten Funktionen gehen die Vorteile einer virtuelle Telefonanlage. Dabei gehen letztere nicht immer aus ersterem hervor, weshalb wir ebenjene Vorzüge noch einmal im Detail für Sie auflisten. Auch hier orientieren wir uns wieder an der Produktlösung von vio:networks.

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Mehr Sicherheit

Ein erster und ganz wichtiger Punkt ist, dass die virtuelle Telefonanlage schlicht und einfach mehr Sicherheit bietet. Bei vio:networks legen wir darauf ganz besonders großen Wert. Somit sind die Server, über die Ihre Telefonanlage läuft, allesamt in Rechenzentren in Deutschland lokalisiert. Dadurch unterliegen die Server deutschen Datenschutzbestimmungen, werden zudem von einem professionellen Team überwacht und erreichen dank zuverlässiger Internetanbindung sowie Stromversorgung eine garantierte Verfügbarkeit von 99,9 %. Darüber hinaus hat vio:networks die komplette technische Infrastruktur selbst konzipiert und hält diese zudem stets auf dem neusten Stand.

Absolute Privatsphäre dank Sprachverschlüsselung

Neben Ihrer Sicherheit liegt uns bei vio:networks auch Ihre Privatsphäre zutiefst am Herzen. Aus diesem Grund werden alle Ihre Anrufe, die Sie über die virtuelle Telefonanlage tätigen, stets verschlüsselt. In diesem Zusammenhang findet eine Sprachverschlüsselung aller Datenströme statt, die im Rahmen von VoIP-Anrufen zustande kommen.

Dazu nutzt vio:networks SIP, also das Session Initiation Protocol, was anschließend mit dem TLS-Verfahren verschlüsselt wird. Sobald eine Verbindung aufgebaut ist, kommt das RTP oder Real-Time Transport Protocol zur Anwendung. Zusätzlich wird die Sprache mit SRTP, also dem Secure Real-Time Transport Protocol, verschlüsselt, wodurch eine absolute Privatsphäre erreicht werden kann.

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Erhöhte Kundenzufriedenheit

Zum Abschluss möchten wir Ihnen noch einen weiteren, ganz wichtigen Vorteil der virtuellen Telefonanlage aufzeigen und zwar die erhöhte Kundenzufriedenheit. Eine virtuelle Lösung für die Telefonie bietet zahlreiche Vorzüge und Funktionen, die für noch mehr Professionalität und übersichtlichere Kommunikationswege sorgen. Insbesondere auch Warteschleifen und Sprachmenüs überzeugen viele Kunden.

Virtuelle-Telefonanlage: Die Voraussetzungen

Nachdem sowohl Vorteile als auch Funktionen erörtert wurden, sollen nun als nächstes die Voraussetzungen für eine Virtuelle-Telefonanlage geklärt werden. Womöglich vermuten Sie bei der langen Liste an Funktionen, dass die Einrichtung einer solchen Telefonanlage eine große Hürde darstellt. Diese Vermutung kann glücklicherweise nicht bestätigt werden, denn für eine gut funktionierende Virtuelle-Telefonanlage von vio:networks benötigt man lediglich einen guten Internetanschluss und ein IP-fähiges Telefon.

Die Internetverbindung ist hier ganz besonders wichtig, denn um mit optimaler Sprachqualität telefonieren zu können, muss diese zumindest eine Downloadrate von 50 Mbit und eine Uploadrate von 10 Mbit vorweisen. Zudem ist es wichtig, dass die Internetleitung stabil ist und es zu wenigen bis keinen Ausfällen kommt.

Vorhandene Telefone weiternutzen

Grundsätzlich und wie gerade eben klarifiziert worden ist, wird zur virtuellen Telefonie ein IP-fähiges Telefon benötigt. Das heißt glücklicherweise jedoch nicht, dass Sie Ihre vorhanden Telefone bzw. Analog-Telefone sofort entsorgen müssen.

Ganz im Gegenteil, auch ältere Telefone können weiterverwendet werden, sofern diese mit einem Analog-Telefon-Adapter, auch ATA genannt, ausgestattet sind. Diesen Adapter können Sie ebenfalls über vio:networks beziehen. Beachten Sie hierbei jedoch bitte, das wir kein vollumfängliches Funktionieren Ihrer alten Endgeräte garantieren können. Sollen Sie hierbei Fragen haben, zögern Sie nicht und wenden Sie sich an uns.

Kosten einer virtuellen Telefonanlage

Zieht man die Anschaffung einer virtuellen Telefonanlage in Erwägung, gilt es auch die Kosten einer solchen Anlage zu betrachten. Wie im Abschnitt zu den Vorteilen schon angesprochen, fallen diese vor allem, im Vergleich zu herkömmlichen bzw. analogen Lösungen gering aus. Bei vio:networks bieten wir Ihnen ein einfaches Preismodell. Sie haben die Auswahl zwischen 3 Paketgrößen, die jeweils aufeinander aufbauen.

Zunächst ist da das Starter-Paket für 4 € pro Nutzer und Monat. Hier sind alle Grundfunktionen mit inbegriffen, wie beispielsweise Rufgruppen, Telefonkonferenzen, E-Fax und ein zentrales Telefonbuch.

Als nächstes gibt es das Profi-Paket zum Preis von 12 € monatlich und pro Nutzer. Es beinhaltet alle Funktionen des Starter-Pakets und darüber hinaus noch eine Flatrate ins deutsche Festnetz und Mobilfunknetz, sowie Warteschlangen, Sprachmenüs und diverse Applikationen.

Das Premium-Paket ist unsere Komfortlösung für Unternehmen, die viel mit dem Ausland telefonieren. Dazu gehört außerdem ein CTI-Client, der Ihnen eine Integration der virtuellen Telefonanlage in vorhandene Software ermöglicht.

Welche Anbieter für eine virtuelle Telefonanlage gibt es?

Zu guter Letzt gilt es noch abzuklären, welche Anbieter von virtuellen Telefonanlagen es überhaupt gibt. Neben vio:networks gestaltet sich der Markt nämlich relativ lebhaft und es gibt zahlreiche Angebote von Anbietern wie Sipgate, Placetel, Nfon, Wirecloud, Fonial, Pascom oder Easybell.

Allesamt bieten diese verschiedene Abonnements und Funktionsumfänge. Für genauere Informationen zu den verschiedenen Anbietern, suchen Sie einfach unseren großen Anbietervergleich auf.

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Virtuelle Telefonanlage: Jetzt kostenlos testen

Eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud ist in der heutigen Zeit fast schon ein Muss für jedes Unternehmen, das auf dem neusten Stand bleiben möchte. Virtuelle Telefonie über VoIP ist dabei die eingetretene Zukunft im Bereich der Kommunikation. Die virtuelle Telefonanlage bietet eine Vielzahl toller Funktionen und von Rufgruppen, Warteschlangen, Sprachmenüs, Team-Chats, Videokonferenzen über Flatrates ins In- und Ausland bis hin zum E-Fax können Sie wirklich aus dem Vollen schöpfen. Zudem genießen Sie mit der virtuellen Telefonanlage ein bisher nicht dagewesenes Level an Sicherheit, das zusätzlich durch eine Sprachverschlüsselung ergänzt wird, die für ein erhöhtes Maß an Privatsphäre sorgt.

Falls wir mit diesem Artikel Ihr Interesse an einer virtuellen Telefonanlage wecken konnten, würden wir uns freuen, wenn Sie die Cloud-Telefonie-Lösung von vio:networks einmal kostenlos testen würden.

Sollten Sie dazu oder darüber hinaus noch Fragen haben, wenden Sie sich gerne jederzeit an uns. Bei uns werden Sie immer persönlich beraten und wir gehen stets auf Ihre individuelle Situation ein.

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