Was ist Unified Communications? Das Wichtigste auf einen Blick!
- Unified Communications beschreibt die Verbindung aller Kommunikationswege auf einer Plattform
- Voraussetzungen sind lediglich eine Cloud-Telefonanlage, eine stabile Internetverbindung und IP-fähige Endgeräte
- Videokonferenzen, Team-Chat, Screen-Sharing, Präsenz-Anzeige, Virtuelle Räume – alles in einer Oberfläche
- Das Zusammenführen der Kommunikation in einem Client steigert Ihre Produktivität und Mobilität erheblich
Was ist Unified Communications (UC)?
Unified Communications bedeutet auf Deutsch vereinheitlichte Kommunikation. Damit ist gemeint, alle Kommunikationswege, also Team-Chat, Telefon, Videokonferenz, usw. in einer Anwendung, dem sogenannten UC-Client, zu vereinen und damit alle Dienste komfortabel und effizient auf einem Endgerät zu nutzen. Dies ist somit keine neue Technologie, sondern eine Integration von verschiedenen bestehenden Kommunikationstechnologien. Im Laufe der Digitalisierung und Globalisierung ist Unified Communications und Unified Collaboration – UCC – zum Kern eines modernen Unternehmens geworden.
Viele Unternehmen sind mit modernen Lösungen ausgestattet, die aber untereinander nicht zusammenarbeiten. So haben Sie ein Programm für Ihren Team-Chat, eins für Ihre Videokonferenzen, eins für Ihre IP-Telefonie usw. Diese sogenannten Stand-Alones in ein Programm zusammen zu bringen ergibt den vollen Nutzen und steigert Ihre Produktivität erheblich. Im Folgenden werden die Voraussetzungen, Funktionen und Vorteile des Clients erklärt. Außerdem erfahren Sie, ob Unified Communications überhaupt zu Ihrem Business passt und welche Aspekte bei einer Umstellung zu beachten sind.
Voraussetzungen für Unified Communications
Die Voraussetzungen für die UC-Lösung sind sehr leicht zu erfüllen. Sie benötigen eine Cloud-Telefonanlage und außerdem eine stabile und ausreichend dimensionierte Internetverbindung, sowie IP-fähige Endgeräte. Abgesehen davon müssen die Voraussetzungen für die jeweiligen Tools erfüllt sein, die Sie über den UC-Client verwenden wollen, also zum Beispiel eine Webcam für die Video-Konferenzen.
Die wichtigsten Funktionen und Anwendungen von Unified Communications
Unified Communications bringt eine Vielzahl an Funktionen in einer Applikation zusammen und erweitert Ihre bisherige Kommunikation um weitere nützliche Aspekte. Neben den gängigen Funktionen der virtuellen TK-Anlage haben Sie noch weitere Optionen in dem Client vereint.
Videokonferenzen
Video-Conferencing ist eine Form der modernen Kommunikation und damit eine Collaboration-Lösung, durch die Sie mit Ihrem Gesprächspartner durch die Visualisierung eine persönlichen Ebene aufbauen und durch die eingebundene Körpersprache Missverständnisse vermieden werden können. Über die Funktion des Video-Conferencing können Sie Konferenzen in HD-Qualität abhalten, die sowohl interne, als auch externe Teilnehmer partizipieren lässt.
Team-Chat
Was im privaten Bereich durch Dienste wie WhatsApp schon längst gang und gäbe ist, enthält nun auch Einzug in die geschäftliche Kommunikation zwischen Kollegen. Durch das integrierte Team-Chat-System wird Ihre Zusammenarbeit im Team erheblich erleichtert. Der Austausch durch Unified Messaging findet hierbei effektiv mit Ihren Mitarbeitern statt und versendet Ihre Nachrichten unmittelbar in Echtzeit. Die Echtzeitübertragung von Instant Messaging verbindet Ihre Kollegen effizient und steigert die Produktivität.
Präsenz-Anzeige
Durch die Präsenz-Anzeige in Ihrem UC-Client, sehen Sie den aktuellen Status Ihrer Mitarbeiter. Das spart Ihnen unnötige wiederholte Anrufversuche oder Weiterleitungen und macht die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen standortunabhängig erfolgreich. So können Sie auf der einen Seite einsehen ob und auf welchem Endgerät Ihre Mitarbeiter momentan erreichbar sind und auf der anderen Seite selbst Ihren Status verändern, wenn Sie nicht gestört werden wollen.
Screen-Sharing
Durch die Bildschirmfreigabe erleichtern Sie Online-Meetings erheblich. So können Sie Kollegen auf einem komfortablen Weg und in nur wenigen Klicks zeigen, was Sie momentan auf Ihrem Desktop sehen. Dieses Screen-Sharing, das Teilen der Benutzeroberfläche ist, vereinfacht die Kommunikation miteinander und steigert die Effizienz beim gemeinsamen mobilen Arbeiten. Außerdem können Sie durch das File-Sharing schnell und unkompliziert Dateien untereinander austauschen und gemeinsam daran arbeiten. Diese interaktiven Präsentationstools verbessern die virtuelle Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg.
Virtuelle Räume
Über den UC-Client können Sie ganz praktikabel Ihren virtuellen und immer verfügbaren eigenen Konferenzraum eröffnen und das standortunabhängig und flexibel. In diesen, von der Software generierten, virtuellen Räumen können Sie alle Funktionen, wie Videokonferenzen, Instant Messaging, File- und Desktop-Sharing, usw. nutzen. Hierbei können Sie bestimmte Konferenzräume zu bestimmten Themengebieten mit dazugehörenden mobilen Mitarbeitern erstellen und somit durch Unified Collaboration die Organisation effizienter gestalten, wodurch beispielsweise auf verschiedene Standorte verteilte Teams eingebunden werden können.
Die größten Vorteile von Unified Communications und Collaboration
Die größten Vorteile der Unified Communications-Lösung ergeben sich aus der Vielfalt an Funktionen einerseits und der komfortablen Verbindung all dieser Funktionen in einer App andererseits. Der UC-Client strukturiert Ihre Kommunikation einwandfrei und steigert durch die Übersichtlichkeit der Kommunikation die Effizienz Ihrer Arbeit und das ganz ohne zusätzliche Programme oder Software. Das spart Ihnen außerdem mögliche Anschaffungs- und Wartungskosten anderer Kommunikationssysteme ein. Die einfache Administration durch die Handhabung in einer cloud-basierten App erlaubt Ihnen die nahtlose Integration aller Endgeräte und bringt Ihnen somit eine flexible und mobile Erreichbarkeit.
Der effiziente Austausch zwischen Ihren Mitarbeitern spart viel Zeit und durch Videokonferenzen, Team-Chats und Sharing-Funktionen wird Ihre Produktivität erheblich gesteigert. Des Weiteren profitiert Ihr Unternehmen von einem neuen Tempo, da alle Systeme und Prozesse schneller laufen, wenn alle Anwendungsbereiche in einer Anwendung vereint sind. Auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden wird durch die Arbeit mit der Software erhöht, da Sie Ihre Reaktionszeit verbessern und effiziente und professionelle Arbeit liefern können. Durch die bedienungsfreundliche Benutzeroberfläche werden Ihre Kollegen unseren UC-Client ganz intuitiv bedienen und sich in kürzester Zeit an das neue System gewöhnen. Gerade Ihren Mitarbeitern kommt die UCC-Lösung zugute, da sie beim Managen der eigenen Kommunikation entlastet werden und sie ihren Arbeitsalltag mit einer enormen Flexibilität und Mobilität gestalten können.
Unified Communications für Ihr Unternehmen?
Bei dem Umstieg zu Unified Communications und Unified Collaboration müssen Sie sich vor Augen führen, dass diese Lösungen ein übergreifender Prozess ist, in den alle Standorte und Mitarbeiter eingebunden sind. Von daher sollten Sie bei allen Überlegungen die Mitarbeiter in den Mittelpunkt der Betrachtung stellen, gerade deren potentiellen Nutzungsgrad und Nutzungstiefe. Unified Communications bietet eine Lösung, die auf alle Unternehmen passt und generell die Arbeit Ihres erleichtert. Trotzdem sollten Sie sich vorher Gedanken machen, ob die Vorteile für Sie überwiegen. Hierbei können Sie sich beispielsweise folgende Fragen zum derzeitigen Ist-Zustand stellen:
- Welche Kommunikationswege nutzen wir?
- Welche Verbesserungen wünschen wir uns diesbezüglich?
- Wie sind die Standorte technisch eingebunden?
- Welche Art von TK-Anlage ist momentan im Einsatz?
- Wie häufig und mit welcher Tiefe werden Kommunikationskanäle, wie Telefonkonferenzen, Videokonferenzen oder Team-Chats genutzt?
- Inwieweit ist eine Präsenz-Anzeige für unser Management hilfreich?
- Welche Gründe gibt es für die seltene Benutzung bestimmter Programme?
- Was wünschen sich Ihre Kollegen, um besser miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten?
- Was sind die Risiken und was sind die Wachstumschancen bei der Integration eines UC-Client in Ihrer Telefonanlage?
- Welche Kosten entstehen heute für die Kommunikation?
Diese Fragen sollen Ihnen Denkanstöße geben, die Sie auf Ihr Unternehmen reflektieren können. Nach einer Bewertung der Ist-Situation wägen Sie die Vor- und Nachteile ab und betrachten Sie die Kostenpunkte der Lösungen. Bei Fragen können Sie sich auch immer an unseren Support wenden.
Die Zukunft der Cloud-Telefonie
Egal ob im Büro, Zuhause oder unterwegs und egal ob auf dem Smartphone, dem Tablet, dem Computer oder dem Tischtelefon – mit dem UC-Client sind all Ihre Kommunikationswege in einer einzigen App zusammengeführt, was die Administration erheblich vereinfacht. Mit dem Client wählen Sie die bequemste und kompetenteste VoIP Telefonie-Lösung für Ihr Unternehmen! Mit einer IP-basierten Telefonanlage haben Sie schon einen großen Schritt zur digitalen Transformation getan. Der nächste ist der zu Unified Communications – eine Innovation, die mit Produktivität, Effizienz, Kostenersparnis und Zufriedenheit einhergeht.