Cloud Telefonanlage: Die große Übersicht

Die Welt der Technik entwickelt sich rasant weiter und immer auf dem neusten Stand zu bleiben ist manchmal eine Herausforderung. Beim Thema Business-Telefonie gilt die klassische Telefonanlage mittlerweile als überholt. Mit einer Cloud Telefonanlage bleibt Ihr Unternehmen dank kontinuierlicher Weiterentwicklung, auch in Zukunft, up-to-date. Damit kommen Sie ganz automatisch und ohne jedes Zutun in den Genuss neuer Funktionen und Vorteile. Was genau eine Cloud-Telefonanlage ist, welche Vorteile Sie Ihnen bringt und welche Funktionen Sie genau mit sich bringt, erklären wir Ihnen nun in unserer großen Übersicht.

Cloud Telefonanlage: Definition

Die Cloud-Telefonanlage, mitunter auch Hosted PBX, Cloud PBX oder IP Centrex genannt, ist die Zukunft der Business-Telefonie für Unternehmen aller Art. Heutzutage gibt es viele Begriffe im technischen Bereich, weshalb wir noch einmal eine Definition für Cloud Telefonanlage für Sie vorbereitet haben:

„Unter Cloud Telefonanlage versteht man eine virtuelle Telefonanlage, deren Hardware nicht vor Ort im Unternehmen steht, sondern bei einem Provider, wie etwa vio:networks. Die Telefonie bzw. Cloud Telefonie erfolgt dann über das Internet, genauer gesagt über VoIP, also Voice over IP oder auf Deutsch Internettelefonie.“

Darüber hinaus müssen Sie beim Wechsel von Ihrer Analogen- oder ISDN-Telefonanlage nicht auf die gewohnten Funktionen verzichten, denn die Cloud Telefonanlage deckt bekannte Leistungsmerkmale ab und bringt gleichzeitig viele zusätzliche Vorteile. Dazu zählen unter anderem maximale Mobilität sowie die einfache, intuitive Konfiguration im Browser.

Unterschied Cloud Telefonie Analog

Cloud Telefonanlage: Unterschied zur klassischen Telefonanlage

Im Unterschied zur klassischen ISDN-Telefonie über eine lokale, on-premise Telefonanlage benötigt die Cloud-Telefonanlage keine analogen Telefonanlagen, ISDN- oder PMX-Anlagenanschlüsse. Alle Funktionen werden über das Internet zur Verfügung gestellt und egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs, Cloud-Telefonie funktioniert auf Ihrem Tischtelefon, Computer, Smartphone und Tablet.

Voraussetzungen für eine Cloud Telefonanlage

Heutzutage sind die Voraussetzungen für die Einrichtung einer Cloud Telefonanlage gering, was einen Umstieg stark vereinfacht. Prinzipiell benötigen Sie nämlich nur eine leistungsstarke Internetverbindung und geeignete IP-fähige Endgeräte, also Endgeräte, mit denen Sie über das Internet kommunizieren können.

Das bedeutet, Sie brauchen keinerlei zusätzliche Hardware oder analoge Telefonleitungen. Hohe Anschaffungskosten, sowie Kosten für Wartung und Updates fallen damit weg. Für die Konfiguration der Telefonanlage benötigen Sie zudem keinen Spezialisten, sondern können es selbst, bequem im Browser erledigen. Im folgenden Abschnitt gehen wir nochmal im Detail auf die einzelnen Voraussetzungen ein.

cloud telefonanlage virtuell voraussetzungen

Internetverbindung

Die Qualität der Internetverbindung in Ihrem Unternehmen ist bei der Umstellung auf VoIP-Telefonie ein zentrales Thema, denn um mit perfekter Sprachqualität telefonieren zu können, benötigen Sie eine stabile und ausreichend dimensionierte Internetleitung. Eine heutzutage übliche ADSL-Internetverbindung mit 50 Mbit Down- und 10 Mbit Upload reicht beispielsweise jedoch aus, um damit bis zu 100 Telefongespräche gleichzeitig zu führen. Selbstverständlich ist es wichtig, dass es sich dabei um eine stabile und professionelle Internetleitung handelt, bei der auch der Anbieter erreicht werden kann, wenn Hilfe benötigt wird.

funktionen-telefonkonferenz

IP-fähige Telefone

Für die Telefonie über Ihre Cloud-Telefonanlage benötigen Sie zudem IP-fähige Endgeräte. Damit sind alle Geräte gemeint, die sich mit dem Internet verbinden und darüber kommunizieren können. Neben IP-Telefonen können Sie außerdem ganz bequem auch über Ihr Smartphone, Tablet oder Ihren Computer telefonieren. Bei der Telefonie mit einer Cloud-Telefonanlage haben Sie somit die Wahl zwischen modernen Tisch- und DECT-Endgeräten, beispielsweise von Yealink oder Snom, oder Software-Telefonen auf Ihrem Computer sowie Smartphone.

Cloud-Telefonanlage: Nutzung vorhandener Telefone

Zuvor haben wir IP-fähige Telefone als Voraussetzung angeführt, aber sogar mit Ihren alten Analog-Telefonen können Sie mittels eines Analog-Telefon-Adapter, auch ATA genannt, weitertelefonieren. Diesen Adapter können Sie komfortabel über uns beziehen und dann über die Cloud-Telefonanlage telefonieren.

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass wir nicht garantieren können, dass ein herkömmliches Telefon den gleichen Umfang an Funktionen und Leistungen bieten kann, wie eines unserer modernen IP-Telefone oder die Telefonie über unsere Software-Telefone. Sollten Sie diesbezüglich Fragen haben, zögern Sie nicht sich bei uns zu melden, wir beraten Sie immer persönlich und gehen dabei stets auf Ihre individuelle Situation ein.

Funktionen einer Cloud-Telefonanlage am Beispiel von vio:networks

Im Rahmen einer Cloud-Telefonanlage stehen Ihnen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, die Ihrer Businesskommunikation zu mehr Professionalität sowie Flexibilität verhilft. Neben den gewohnten Basisfunktionen, wie Halten, Makeln und Weiterleiten, gibt es noch viele weitere Leistungen, die die Cloud-Telefonanlage bereithält. Im nachfolgenden Teil listen wir die wichtigsten aus über 150 verschiedenen Funktionen für Sie auf. Wir orientieren uns dabei am Beispiel von vio:networks.

Die Konfigurationsoberfläche

Eine gute Konfigurationsoberfläche ist eine der wichtigsten Funktionen der Cloud-Telefonanlage. Beim Design der Weboberfläche hat vio:networks besonderen Wert auf Einfachheit und intuitive Bedienung gelegt. Ziel ist es, dass Sie die Cloud-Telefonanlage ohne Vorkenntnisse oder externe Spezialisten selbst auf Ihr Unternehmen anpassen können.

In der Konfigurationsoberfläche können Sie Ihre Benutzer anlegen und verwalten, sowie alle Einstellungen über Ihren Browser anpassen. Zudem wächst die Telefonanlage mit Ihrem Unternehmen und Sie können in der Bedienoberfläche die Anzahl der Nutzer jederzeit beliebig anpassen. Dabei zahlen Sie immer nur für die Nebenstellen, die Sie auch wirklich nutzen.

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Gruppen und Warteschleifen

In der Cloud-Telefonanlage können Sie Rufgruppen und Warteschleifen anlegen. Dadurch können Sie Anrufe auf mehrere Mitarbeiter verteilen und diese durch verschiedene Rufstrategien optimieren. Im Gegensatz zu den Rufgruppen bieten Ihnen Warteschleifen eine größere Bandbreite an Optionen. Hierbei gibt es beispielsweise die Möglichkeit des Skill Based Routings, welches Ihre Anrufe basierend auf den Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter priorisiert.

Rufnummern

Die Cloud-Telefonanlage von vio:networks bietet Ihnen einen Rufnummernblock aus Ihrem Ortsnetz, den Sie je nach Größe Ihres Unternehmens anpassen können. Die neuen Rufnummern stehen Ihnen sofort und unkompliziert mit der Bereitstellung Ihrer Telefonanlage zur Verfügung und können auch jederzeit hinzugebucht werden.

Falls gewünscht können Sie außerdem Ihre bestehenden Rufnummern von Ihrem derzeitigen Anbieter mitnehmen. Die Portierung ist kostenfrei, kann aber erst nach Ablauf Ihres alten Vertrages erfolgen. Sollten Sie sofort zu vio:networks wechseln wollen, können wir übergangsweise mit alternativen Nummern und einer entsprechenden Rufumleitung darauf arbeiten. Sobald der bisherige Vertrag dann ausgelaufen ist, können Sie Ihre bekannte Rufnummer wieder problemlos verwenden.

Zusätzlich zu Ihren deutschen Rufnummern haben Sie bei uns die Möglichkeit, internationale Rufnummern aus über 50 Ländern zu bestellen. Dadurch können Sie Ihren Kunden im Ausland eine lokale Rufnummer zur Kontaktaufnahme anbieten und so Kundennähe schaffen.

Fax oder E-Fax?

Auch Faxen können Sie mit einer Cloud-Telefonanlage. Ihre klassischen Faxgeräte können Sie mittels eines VoIP-Adapters mit der Cloud-Telefonanlage von vio:networks verbinden und benutzen. Wenn Sie aber Ihr altes Faxgerät in den Ruhestand schicken möchten, können Sie mit der E-Fax-Funktion bequem mit dem Computer über die Telefonanlage Faxe empfangen und versenden. Zum Versenden und Empfangen von Faxen mit dem Computer stellt Ihnen vio:networks eine kostenfreie App zur Verfügung. Damit senden und empfangen Sie Faxe ab sofort, ganz komfortabel, online.

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Sprachmenü

Das IVR bzw. Interactive Voice Response, auch als Sprachmenü bekannt, gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Anrufe automatisch vorzuqualifizieren und diese anschließend direkt an den richtigen Mitarbeiter oder die richtige Abteilung weiterzuleiten. Der Anrufer hört zunächst eine Aufnahme und kann dann durch einen Tastendruck am Telefon das gewünschte Ziel auswählen. Hierfür können Sie in der Konfigurationsoberfläche die Routing-Ziele festlegen, Informationsansagen hinzufügen oder nach einer überschrittenen Wartezeit des Anrufers im Sprachmenü auf einen Anrufbeantworter weiterleiten.

Integrationen und CTI

Computer Telephony Integration, kurz CTI, lässt Ihre Telefonanlage durch eine Programmierschnittstelle bzw. API mit Ihrer vorhandenen Software-Landschaft kommunizieren. Damit können Sie Drittsysteme in Ihre Telefonanlage einbinden.

Beliebt ist die Integration in CRM-Systeme, wie beispielsweise das SmartWe-CRM-System. Bei einem eingehenden Anruf können durch Reverse Lookup, direkt die gespeicherten Informationen zu dem anrufenden Kunden aufgerufen werden. Außerdem können Sie einen Anruf zu einem bestimmten Kunden direkt via Mausklick aufbauen. Diese Funktion nennt sich Click to Call oder Click to Dial bzw. Click2Call oder Click2Dial.

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Kostenfreie Apps

Eine gute Cloud-Telefonanlage bietet in der Regel auch kostenfreie Apps. vio:networks stellt Ihnen selbstverständlich ebenfalls Applikationen zur Verfügung, die Ihr Smartphone, Tablet oder Computer mit der Telefonanlage in der Cloud verbinden.

Über jene Apps können Sie mit dem gewünschten Endgerät die gewohnten Funktionen der Telefonanlage nutzen, sodass dieses wie ein Tischtelefon fungiert. Die Konfiguration und Handhabung ist dabei sehr einfach gestaltet, da sich die Software wie eine native App in dem jeweiligen Betriebssystem integriert. Wenn gewünscht können Sie Ihre Telefonanlage auch nur über ebenjene Apps auf Ihren Endgeräten nutzen.

Unified Communications

Unified Communications beschreibt die Verbindung von all Ihren Kommunikationsgeräten, über verschiedene Endgeräte hinweg, in einer Anwendung und im Fall von vio:networks wäre das unser UC-Client. Damit integrieren Sie komfortabel alle Medien und Kommunikationskanäle und vernetzen Ihre Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden durch Funktionen, wie Team-Chats, Video-Conferencing, Präsenz-Funktion, sowie Screen- und File-Sharing.

Cloud-Telefonanlage: Die Vorteile

Eine Cloud-Telefonanlage bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen, die teilweise schon aus den eben beschriebenen Funktionen hervorgehen. Im folgenden Abschnitt stellen wir Ihnen noch einige weitere Highlights der Cloud-Telefonie am Beispiel von vio:networks vor.

Mehr Sicherheit durch Cloud-Telefonie

Mit einer Cloud- bzw. Web-Telefonanlage setzen Sie auf Sicherheit. Wir garantieren Ihnen, dass die Technik hinter der Cloud-Telefonie von vio:networks auf den höchstmöglichen Sicherheitsstandards aufgebaut ist und laufend von uns überprüft und aktualisiert wird.

Die Server

Die Telefonanlagen der Kunden von vio:networks laufen auf Servern, die physisch in einem Rechenzentrum bzw. Rechenzentren liegen. Jene Rechenzentren haben ihren Standort in Deutschland, unterliegen somit den deutschen Datenschutzbestimmungen und werden außerdem von einem professionellem Team gehostet. Unsere technische Infrastruktur wird von uns selbst konzeptioniert, konfiguriert und betrieben. Unsere Server verfügen über eine redundant ausgelegte Infrastruktur mit hochwertiger Hardware sowie zuverlässiger Internet- und Stromversorgung. So erreichen wir eine außergewöhnlich hohe Ausfallsicherheit mit einer extrem hohen, garantierten Verfügbarkeit von 99,9 %.

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6-Sicherheit

Sprachverschlüsselung

Auch die Sicherheit und Privatsphäre Ihrer Anrufe wird bei vio:networks sehr ernst genommen. In diesem Sinne werden beide Datenströme verschlüsselt, die bei VoIP-Anrufen zustande kommen. Wenn eine Telefonverbindung zwischen zwei Teilnehmern bei uns aufgebaut wird, wird das Session Initiation Protocol, kurz SIP, verwendet, welches mit dem TLS-Verfahren verschlüsselt wird. Hierbei werden auch die Metadaten der Anrufteilnehmer gesichert.

Nach dem Aufbau des Telefonats kommt zur Sprachübertragung das Real-Time Transport Protocol oder RTP zum Einsatz. Die Sprache wird mittels SRTP, also Secure Real-Time Transport Protocol, verschlüsselt, sodass Ihre Audiodaten sicher und privat übermittelt werden. Durch diese umfangreiche Sprachverschlüsselung wird eine abhörsichere Verbindung hergestellt und das nicht nur während des Gesprächs, sondern bereits beim Verbindungsaufbau.

Neben der Sicherheit Ihrer IP-Telefonie bietet Ihnen das verwendete Transportprotokoll außerdem eine erheblich höhere Stabilität als unverschlüsselte Protokolle. Es ist robust und umgeht mögliche Störungen durch den Router oder das lokale Netzwerk.

Flexibilität und Mobilität

In Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten wird Flexibilität und Mobilität zunehmend wichtiger. Auch für diese Aufgabe ist die Cloud-Telefonanlage von vio:networks die richtige Wahl. Egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs, Sie können die virtuelle Telefonanlage von überall mit einem Endgerät Ihrer Wahl nutzen.

Kostenersparnisse

Mit einer Cloud-Telefonanlage sparen Sie gegenüber klassischen Telefonanlagen auf verschiedenen Ebenen Kosten ein. Weil Sie die Telefonanlage als Service aus dem Internet beziehen, sparen Sie die Anschaffungskosten einer klassischen Telefonanlage, sowie deren Wartung, Reparatur und Updates. Kosten für Strom und Telefonanschluss fallen weg und Sie benötigen keinen Techniker zur Instandhaltung der Telefonanlage. Außerdem bezahlen Sie bei vio:networks nur so viele Benutzer, wie Sie auch brauchen. Sie müssen die Cloud-Telefonie nicht vorab für die Zukunft Ihres Unternehmens auslegen, sondern können jederzeit weitere Benutzer hinzufügen.

Steigerung der Kundenzufriedenheit

Die vielen verschiedenen Funktionen der Cloud-Telefonanlage, die Sie allesamt auf Ihr Unternehmen anpassen können, sorgen für eine höhere Professionalität und vereinfachen die Kommunikation mit Kunden. Gerade Sprachmenüs und Warteschleifen empfinden Anrufer häufig als angenehmes Telefonie-Erlebnis, das sich durch schnelle Reaktionszeiten und kompetente Rufannahmen auszeichnet.

kundenzufriedenheit

Cloud Telefonanlage: Welche Anbieter gibt es?

anbieter lösungen

Cloud-Telefonanlagen sind essenziell für viele Unternehmen und dementsprechend gibt es auch einige Anbieter auf dem Markt. Neben vio:networks existieren unter anderem auch Placetel, Sipgate, Nfon, Pascom, Easybell, Wirecloud oder Fonial. Diese Anbieter bieten unterschiedliche Preismodelle und Strukturen, eine detaillierte Übersicht finden Sie in unserem Anbietervergleich.

Cloud Telefonanlage: Die Kosten

Die Kosten für eine Cloud-Telefonanlage können stark variieren. vio:networks überzeugt in diesem Punkt durch ein einfaches Bepreisungsmodell. Bei uns haben Sie die Auswahl zwischen 3 verschiedenen Paketen, je nach den Ansprüchen und Wünschen Ihres Unternehmens.

Es gibt das Starter-Paket für 4 € pro Monat und Nutzer, bei dem die Grundfunktionen wie E-Fax, Rufgruppen, Telefonkonferenzen, zentrales Telefonbuch und die kostenlose Rufnummermitnahme bereits inkludiert sind.

Das Profi-Paket steht Ihnen für 12 € monatlich und pro Nutzer zur Verfügung. Neben den Funktionen des Starter-Pakets haben Sie mit dem Profi-Paket auch eine Flatrate in das deutsche Fest- und Mobilfunknetz integriert. Des Weiteren stehen Ihnen beispielsweise Sprachmenüs, Warteschlangen und die Apps für Computer und Smartphone zur freien Verfügung.

Das Premium-Paket ist vor allem für Unternehmen interessant, die viele Anrufe ins Ausland tätigen, denn Gespräche in die EU sind hier mitinbegriffen. Außerdem gibt es einen CTI-Client, der Ihnen die Möglichkeit der Integration Ihrer Telefonanlage in Ihre Software-Landschaft bietet.

Die Cloud-Telefonanlage von vio:networks kostenlos testen

Falls wir in dieser Übersicht Ihr Interesse an einer Cloud-Telefonanlage wecken konnten, dann können Sie die Cloud-Telefonie Lösung von vio:networks jetzt kostenlos testen. Wir überzeugen Sie mit einem einfachen Preismodell, Skalierbarkeit und unserer Kundennähe. Wir behandeln Sie stets so, wie wir es uns auch selbst wünschen würden. Unsere Beratung ist immer persönlich und wir gehen dabei auf Ihre individuelle Situation ein. Auch die Installation verläuft normalerweise innerhalb von 1-2 Werktagen. Sollten Sie darüber hinaus noch Fragen habe, zögern Sie nicht, sich bei uns zu melden. Wir freuen uns über Ihren Anruf!

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