Alles was Sie über Unified Communications wissen müssen

Was ist Unified Communications (UC)?

Unified Communications bedeutet auf Deutsch vereinheitlichte Kommunikation. Damit ist gemeint, alle Kommunikationswege, also Team-Chat, Telefon, Videokonferenz, usw. in einer Anwendung, dem sogenannten UC-Client, zu vereinen und damit alle Dienste komfortabel und effizient auf einem Endgerät zu nutzen.
Im Laufe der Digitalisierung und Globalisierung ist Unified Communications und Unified Collaboration zum Kern eines modernen Unternehmens geworden. Viele Unternehmen sind mit modernen Lösungen ausgestattet, die aber untereinander nicht zusammenarbeiten. So haben Sie ein Programm für Ihren Team-Chat, eins für Ihre Videokonferenzen, eins für Ihre Telefonie usw. Diese sogenannten Stand-Alones in ein Programm zusammen zu bringen ergibt den vollen Nutzen für Ihr Unternehmen und steigert die Produktivität erheblich.
Im Folgenden werden die Voraussetzungen, Funktionen und Vorteile des UC-Clients erklärt. Außerdem erfahren Sie, ob Unified Communications überhaupt zu Ihrem Unternehmen passt und welche Aspekte bei einer Umstellung zu beachten sind.

Voraussetzungen für Unified Communications

Die Voraussetzungen für Unified Communications sind sehr leicht zu erfüllen. Sie benötigen eine Cloud-Telefonanlage und außerdem eine stabile und ausreichend dimensionierte Internetverbindung, sowie IP-fähige Endgeräte. Abgesehen davon müssen die Voraussetzungen für die jeweiligen Funktionen erfüllt sein, die Sie über den UC-Client verwenden wollen, also zum Beispiel eine Webcam für die Video-Konferenzen.

Die wichtigsten Funktionen und Anwendungen von Unified Communications

Unified Communications bringt eine Vielzahl an Funktionen in einer Applikation zusammen und erweitert Ihre bisherige Kommunikation um weitere nützliche Aspekte. Neben den gängigen Funktionen der Cloud-Telefonanlage haben Sie noch weitere Optionen in dem UC-Client vereint.

Videokonferenzen

Video-Conferencing ist eine Form der Kommunikation, durch die Sie mit Ihrem Gesprächspartner durch die Visualisierung eine persönlichen Ebene aufbauen und durch die eingebundene Körpersprache Missverständnisse vermieden werden können. Über die Funktion des Video-Conferencing können Sie Konferenzen in HD-Qualität abhalten, die sowohl interne, als auch externe Teilnehmer partizipieren lässt.

Team-Chat

Was im privaten Bereich durch Dienste wie WhatsApp schon längst gang und gäbe ist, enthält nun auch Einzug in die geschäftliche Kommunikation zwischen Kollegen. Durch die integrierte Team-Chat-Funktion wird Ihre Zusammenarbeit im Team erheblich erleichtert. Der Austausch findet hierbei effektiv mit Ihren Mitarbeitern statt und versendet Ihre Nachrichten unmittelbar in Echtzeit. Instant Messaging verbindet Ihre Mitarbeiter effizient und steigert die Produktivität in Ihrem Unternehmen.

Präsenz-Anzeige

Durch die Präsenz-Anzeige in Ihrem UC-Client, sehen Sie den aktuellen Status Ihrer Mitarbeiter. Das spart Ihnen unnötige wiederholte Anrufversuche oder Weiterleitungen und macht die Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern standortunabhängig erfolgreich. So können Sie auf der einen Seite einsehen ob und auf welchem Endgerät Ihre Mitarbeiter momentan erreichbar sind und auf der anderen Seite selbst Ihren Status verändern, wenn Sie nicht gestört werden wollen.

Screen-Sharing

Durch die Bildschirmfreigabe erleichtern Sie Online-Meetings erheblich. So können Sie Mitarbeitern auf einem komfortablen Weg und in nur wenigen Klicks zeigen, was Sie momentan auf Ihrem Desktop sehen. Dieses Screen-Sharing, das Teilen der Benutzeroberfläche ist, vereinfacht die Kommunikation miteinander und steigert die Effizienz beim gemeinsamen Arbeiten. Außerdem können Sie durch das File-Sharing schnell und unkompliziert Dateien untereinander austauschen und gemeinsam daran arbeiten. Diese interaktiven Präsentationstools verbessern die virtuelle Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg.

Virtuelle Räume

Über den UC-Client können Sie ganz praktikabel Ihren virtuellen und immer verfügbaren eigenen Konferenzraum eröffnem und das standortunabhängig und flexibel. In diesen virtuellen Räumen können Sie alle Funktionen, wie Videokonferenzen, Instant Messaging, File- und Desktop-Sharing, usw. nutzen. Hierbei können Sie bestimmte Konferenzräume zu bestimmten Themengebieten mit dazugehörenden Mitarbeitern erstellen und somit durch Unified Collaboration die Organisation Ihres Unternehmens effizienter machen.

Die größten Vorteile von Unified Communications

Die größten Vorteile von Unified Communications ergeben sich aus der Vielfalt an Funktionen einerseits und der komfortablen Verbindung all dieser Funktionen in einer App andererseits.
Der UC-Client strukturiert Ihre Kommunikation einwandfrei und steigert durch die Übersichtlichkeit der Kommunikation, die Effizienz Ihrer Arbeit und das ganz ohne zusätzliche Programme oder Software. Das spart Ihnen außerdem mögliche Anschaffungs- und Wartungskosten anderer Kommunikationssysteme ein.
Die einfache Administration durch die Handhabung in einer App erlaubt Ihnen die nahtlose Integration aller Endgeräte und bringt Ihnen somit eine flexible und mobile Erreichbarkeit.
Der effiziente Austausch zwischen Ihren Mitarbeitern spart viel Zeit und durch Videokonferenzen, Team-Chats und Sharing-Funktionen wird die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich gesteigert.
Des Weiteren profitiert Ihr Unternehmen von einem neuen Tempo, da alle Systeme und Prozesse schneller laufen, wenn alle Anwendungsbereiche in einer Anwendung vereint laufen. Auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden wird durch die Arbeit mit dem UC-Client erhöht, da Sie Ihre Reaktionszeit verbessern und effiziente und professionelle Arbeit liefern können. Durch die bedienungsfreundliche Benutzeroberfläche werden Ihre Mitarbeiter unseren UC-Client ganz intuitiv bedienen und sich in kürzester Zeit an das neue System gewöhnen. Gerade Ihren Mitarbeitern kommt Unified Communications zugute, da sie beim Managen der eigenen Kommunikation entlastet werden und sie ihren Arbeitsalltag mit einer enormen Flexibilität und Mobilität gestalten können.

Unified Communications für Ihr Unternehmen?

Bei dem Umstieg zu Unified Communications müssen Sie sich vor Augen führen, dass dies ein übergreifender Prozess ist, in den alle Standorte und Mitarbeiter eingebunden sind. Von daher sollten Sie bei allen Überlegungen die Mitarbeiter in den Mittelpunkt der Betrachtung stellen, gerade deren potentiellen Nutzungsgrad und Nutzungstiefe.
Unified Communications bietet eine Lösung, die auf alle Unternehmen passt und generell die Arbeit Ihres Unternehmens erleichtert. Trotzdem sollten Sie sich vorher Gedanken machen, ob die Vorteile für Sie überwiegen. Hierbei können Sie sich beispielsweise folgende Fragen zum derzeitigen Ist-Zustand stellen:

– Welche Kommunikationswege nutzen wir?
– Welche Verbesserungen wünschen wir uns diesbezüglich?
– Wie sind die Standorte technisch eingebunden?
– Welche Art von Telefonanlage ist momentan im Einsatz?
– Wie häufig und mit welcher Tiefe werden Kommunikationskanäle, wie Telefonkonferenzen, Videokonferenzen oder Team-Chats genutzt?
– Inwieweit wäre für Ihr Unternehmen eine Präsenz-Anzeige hilfreich?
– Welche Gründe gibt es für die seltene Benutzung bestimmter Programme?
– Was wünschen sich Ihre Mitarbeiter, um besser miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten?
– Was sind die Risiken und was sind die Wachstumschancen bei der Integration eines UC-Client in Ihrer Telefonanlage?
– Welche Kosten entstehen heute für die Kommunikation in Ihrem Unternehmen?

Diese Fragen sollen Ihnen Denkanstöße geben, die Sie auf Ihr Unternehmen reflektieren können. Nach einer Bewertung der Ist-Situation wägen Sie die Vor- und Nachteile ab und betrachten Sie die Kostenpunkte.

Die Zukunft der Cloud-Telefonie

Egal ob im Büro, Zuhause oder unterwegs und egal ob auf dem Smartphone, dem Tablet, dem Computer oder dem Tischtelefon – mit dem UC-Client sind all Ihre Kommunikationswege in einer einzigen App zusammengeführt, was die Administration erheblich vereinfacht. Mit dem UC-Client wählen Sie die bequemste und kompetenteste Telefonie-Lösung für Ihr Unternehmen!
Mit einer Cloud-Telefonanlage haben Sie schon einen großen Schritt in die Zukunft getan. Der nächste ist der zu Unified Communications – eine Innovation, die mit Produktivität, Effizienz, Kostenersparnis und Zufriedenheit einhergeht.